Papierloses Büroeinrichten

Bevor du loslegst, schau dir an, was du überhaupt hast. Nicht alles muss digitalisiert werden.

Was du behalten solltest:

• Verträge und rechtlich relevante Dokumente
• Rechnungen (mind. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Geschäftliches)
• Wichtige Korrespondenz
• Versicherungsunterlagen
• Steuerunterlagen

Was du wahrscheinlich wegwerfen kannst:

• Alte Kontoauszüge (die meisten Banken haben Online-Archive)
• Werbung und Kataloge
• Verpackungsbeilagen und Anleitungen (meist online verfügbar)
• Abgelaufene Garantiebelege

Du brauchst nicht viel. Hier die Basics:

Scanner (eine Option wählen):

• Für wenige Dokumente: Dein Smartphone reicht. Die Kamera-Apps von iOS und Android können mittlerweile gut scannen, oder du nutzt Apps wie Adobe Scan (kostenlos).
• Für regelmäßiges Scannen: Ein Dokumentenscanner mit Einzug (ab ca. 200€) spart viel Zeit. Der ScanSnap iX1600 ist ein Klassiker, der Epson ES-580W eine gute Alternative.
• Für unterwegs: Kompakte Scanner wie der Brother DS-940DW passen in jede Tasche.

Software:

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Du brauchst etwas, das deine Dokumente nicht nur speichert, sondern auch organisiert und durchsuchbar macht. Genau dafür haben wir Documentr gebaut – KI-gestützte Organisation ohne dass du selbst taggen musst.

Cloud-Speicher:

Optional als Backup. Documentr speichert alles sicher auf deutschen Servern, aber wenn du zusätzlich ein Backup willst, tut's auch iCloud, Google Drive oder Dropbox.

Jetzt geht's ans Eingemachte. So machst du es effizient:

Der Prozess:

• Sortiere vor – Nimm dir einen Stapel und sortiere grob (Rechnungen, Verträge, Sonstiges)
• Scanne in Batches – 20-30 Dokumente am Stück, dann Pause
• Lade direkt hoch – In Documentr werden sie automatisch analysiert und getaggt
• Entsorge das Original – Außer bei rechtlich relevanten Dokumenten

Wichtig: Bei manchen Dokumenten musst du das Original behalten:

• Notariell beglaubigte Urkunden
• Einige Verträge mit Originalunterschriften
• Dokumente mit Wasserzeichen oder Sicherheitsmerkmalen

Im Zweifel: Original aufbewahren, digitale Kopie als Arbeitsversion nutzen.

Wie lange dauert das?

Rechne mit ca. 1-2 Stunden pro Aktenordner. Das klingt nach viel, aber du machst es nur einmal. Danach läuft alles digital und du sparst diese Zeit vielfach wieder ein.

Hier scheitern die meisten – sie bauen komplizierte Ordnerstrukturen, die niemand versteht und pflegt.

Der alte Weg (nicht empfohlen):

Dokumente/
├── 2024/
│   ├── Rechnungen/
│   │   ├── Eingang/
│   │   └── Ausgang/
│   ├── Verträge/
│   └── ...

Das Problem: Du musst bei jedem Dokument entscheiden, wo es hingehört. Und später erinnerst du dich nicht mehr, wo du es abgelegt hast.

Der bessere Weg mit Documentr:

Du lädst einfach hoch. Die KI analysiert das Dokument und erkennt automatisch:

• Was es ist (Rechnung, Vertrag, Brief...)
• Von wem es ist
• Wann es erstellt wurde
• Worum es geht

Dann vergibt sie passende Tags. Du suchst später einfach nach "Rechnung Telekom 2024" und findest es – egal wie die Datei heißt.

Das papierlose Büro einzurichten ist der erste Schritt. Es papierlos zu halten, ist der wichtigere.

Post digitalisieren:

• Öffne Post sofort
• Scanne alles Relevante direkt mit dem Handy
• Entsorge das Original (wenn möglich)
• Das dauert 30 Sekunden pro Brief

Digital-First:

• Rechnungen per Mail anfordern statt per Post
• Online-Banking statt Kontoauszüge
• E-Rezepte statt Papierrezepte
• Digitale Tickets statt Ausdrucken

Die 2-Minuten-Regel:

Wenn ein Papierdokument reinkommt und das Verarbeiten weniger als 2 Minuten dauert – mach es sofort. Scannen, hochladen, wegwerfen. Aufgeschobene Dokumente werden zu Stapeln.

Mindset-Shift:

Papier ist jetzt die Ausnahme, nicht die Regel. Jedes Mal, wenn du etwas ausdruckst, frag dich: "Brauche ich das wirklich auf Papier?"