Datenschutzerklärung

Was passiert mit Ihren Daten?

Wenn Sie diese Website nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wer ist verantwortlich?

Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Websitebetreiber. Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt "Verantwortliche Stelle".

Welche Daten werden erfasst?

• Registrierungsdaten (E-Mail, Passwort)
• E-Mail-Adresse bei Eintrag in die Warteliste, mit Nachweis der Einwilligung
• Hochgeladene PDF-Dokumente (lokal in Deutschland gespeichert)
• Textinhalte Ihrer Dokumente zur KI-Analyse und Embedding-Erzeugung (werden an OpenAI in die USA gesendet)
• Chat-Nachrichten an den Dokumenten-Assistenten (werden an OpenAI gesendet)
• E-Mail-Anhänge bei aktiviertem E-Mail-Import (IMAP)
• WebAuthn-/Passkey-Anmeldedaten (lokal auf Ihrem Gerät)
• Server-Log-Dateien (IP-Adresse, Browser, etc.)

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Ausführliche Informationen finden Sie im Abschnitt "Ihre Rechte".

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich entsprechend den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie eine Löschung beantragen oder eine Einwilligung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung bestehen (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Beschwerderecht

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

Registrierung und Anmeldung

Wenn Sie sich registrieren, werden folgende Daten gespeichert:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt mit Argon2-Algorithmus)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Die Registrierung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Ihr Konto wird erst aktiviert, nachdem Sie den Bestätigungslink angeklickt haben, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden. So stellen wir sicher, dass niemand Ihre Adresse ohne Ihr Wissen verwendet. Zeitpunkt der Bestätigung wird gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO — Nachweispflicht).

Warteliste

Solange die Registrierung geschlossen ist, können Sie sich in eine Warteliste eintragen, um über den Start informiert zu werden. Dabei werden gespeichert:

• Ihre E-Mail-Adresse
• Zeitpunkt und IP-Adresse des Eintrags
• Zeitpunkt und IP-Adresse Ihrer Bestätigung
• Der Wortlaut der Einwilligung, dem Sie zugestimmt haben

Der Eintrag erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Ihre Adresse wird erst auf die Liste genommen, wenn Sie den Bestätigungslink angeklickt haben, den wir Ihnen zusenden. Bestätigen Sie nicht, wird Ihr Eintrag nach sieben Tagen automatisch gelöscht.

Wir schreiben Ihnen ausschließlich, wenn die Registrierung öffnet. Es gibt keinen Newsletter, und Ihre Adresse wird nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zeitpunkte und IP-Adressen speichern wir, um die Einwilligung nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufen — Ihr Eintrag wird dabei vollständig gelöscht.

Anmeldung mit Passkeys (WebAuthn)

Diese Website bietet die Möglichkeit, sich über Passkeys (WebAuthn) anzumelden. Passkeys sind ein modernes, passwortloses Anmeldeverfahren, bei dem die Authentifizierung über Ihr Gerät (z. B. Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder PIN) erfolgt.

• Gespeicherte Daten: Öffentlicher Schlüssel des Passkeys, Credential-ID, Gerätename
• Verarbeitung: Die Authentifizierung erfolgt lokal auf Ihrem Gerät. Es werden keine biometrischen Daten an unseren Server übertragen.
• Löschung: Sie können registrierte Passkeys jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen entfernen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Dokumentenverwaltung

Wenn Sie PDF-Dokumente hochladen, werden diese wie folgt verarbeitet:

• Lokale Speicherung: Ihre Dokumente werden in Deutschland gespeichert
• Zugriff: Nur Sie haben Zugriff auf Ihre Dokumente
• Textextraktion: Der Text Ihrer Dokumente wird serverseitig extrahiert (lokal, ohne externe Dienste)
• Automatische Analyse: Nach dem Upload werden Ihre Dokumente automatisch zur KI-Analyse an OpenAI in die USA gesendet (siehe Abschnitt 5)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können Ihre Dokumente jederzeit löschen.

E-Mail-Import (IMAP)

Documentr bietet die Möglichkeit, Dokumente automatisch per E-Mail zu importieren. Dabei werden E-Mails an Ihre persönliche Documentr-Importadresse über das IMAP-Protokoll abgerufen.

• Verarbeitete Daten: E-Mail-Absenderadresse, Betreff, PDF-Anhänge
• Zuordnung: Die Zuordnung erfolgt über die registrierte E-Mail-Adresse des Absenders
• Verarbeitung: Die E-Mails werden von unserem Server in Deutschland abgerufen und verarbeitet
• Speicherung: Nur die PDF-Anhänge werden dauerhaft gespeichert; der E-Mail-Inhalt selbst wird nicht archiviert

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den E-Mail-Import jederzeit deaktivieren.

Was ist OpenAI?

Diese Website nutzt die API von OpenAI zur automatischen Analyse, Vektorisierung und KI-gestützten Befragung Ihrer Dokumente.

Dokumentenanalyse (Metadaten-Extraktion)

Nach dem Upload werden Ihre PDF-Dokumente automatisch an OpenAI gesendet, um folgende Metadaten zu extrahieren:

• Titel des Dokuments
• Zusammenfassung des Inhalts
• Absenderinformationen (Name, Adresse)
• Dokumentendatum
• Vorgeschlagene Tags

Embedding-Erzeugung (Vektorisierung)

Um eine semantische Suche über Ihre Dokumente zu ermöglichen, werden Textauszüge (Chunks) Ihrer Dokumente zusammen mit Metadaten (Titel, Absender, Tags) an OpenAI gesendet. Dabei wird das Modell text-embedding-3-small verwendet, um numerische Repräsentationen (Embeddings) zu erzeugen.

• Übermittelte Daten: Textauszüge aus Ihren Dokumenten mit Metadaten-Header
• Speicherung: Die erzeugten Embeddings werden lokal in unserer Datenbank in Deutschland gespeichert
• Zweck: Ermöglicht die semantische Suche und den Dokumenten-Assistenten

Dokumenten-Chat

Sie können Fragen zu einzelnen Dokumenten stellen. Dabei werden Ihre Chat-Nachricht sowie relevante Textauszüge des betreffenden Dokuments an OpenAI gesendet.

• Übermittelte Daten: Ihre Frage, relevante Textauszüge des Dokuments, Gesprächsverlauf
• Modell: OpenAI GPT-4o-mini
• Speicherung: Der Gesprächsverlauf wird lokal in unserer Datenbank gespeichert

Bibliotheks-Assistent (KI-Chat über alle Dokumente)

Der Bibliotheks-Assistent ermöglicht es Ihnen, Fragen über alle Ihre Dokumente hinweg zu stellen. Die KI sucht dabei aktiv in Ihren Dokumenten nach relevanten Informationen.

• Übermittelte Daten: Ihre Frage, Suchergebnisse aus Ihren Dokumenten (Titel, Zusammenfassungen, Textauszüge), Ordner- und Tag-Strukturen
• Modell: OpenAI GPT
• Funktionsweise: Die KI kann mehrere Suchvorgänge durchführen, um die beste Antwort zu finden
• Speicherung: Der Gesprächsverlauf wird lokal in unserer Datenbank gespeichert

Datenübertragung in die USA

Die OpenAI API wird in den USA betrieben. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. OpenAI hat sich verpflichtet, die Standardvertragsklauseln einzuhalten.

Speicherdauer bei OpenAI

OpenAI speichert die übermittelten Daten temporär für die Verarbeitung. Nach Abschluss der Analyse werden die Daten nicht von OpenAI für das Training eigener Modelle verwendet (API-Nutzung). Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI finden Sie in der Datenschutzerklärung von OpenAI.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Dokumente durch OpenAI zu widersprechen.

Notwendiger Cookie

Um Ihre Cookie-Entscheidung zu speichern, setzen wir den technisch notwendigen Erst-Party-Cookie documentr/consent (Laufzeit ca. 6 Monate). Er speichert ausschließlich, ob Sie der Statistik zugestimmt oder abgelehnt haben. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) — hierfür ist keine Einwilligung nötig.

Google Analytics 4

Zur statistischen Reichweitenmessung nutzen wir Google Analytics 4, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Der Einsatz erfolgt ausschließlich nach Ihrer aktiven Einwilligung über unseren Cookie-Banner.

• Gesetzte Cookies: _ga und _ga_<ID> (Laufzeit bis zu 2 Jahre) mit einer pseudonymen, zufällig erzeugten Client-ID. Diese Kennung ist nicht anonym.
• Verarbeitete Daten: aufgerufene Seiten, ungefähre (grobe) Herkunft anhand der IP-Adresse (die IP selbst wird von uns nicht gespeichert), Verweildauer, verwendetes Gerät/Browser.
• Zweck: zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, um Inhalte und Angebot zu verbessern. Es findet keine geräteübergreifende Werbe-Profilbildung statt (Ad-Signale sind deaktiviert, „Google Signals" ist aus).

Serverseitige Ereignismessung

Für einzelne Meilensteine (abgeschlossene Registrierung, Start eines Bestellvorgangs, Abo-Abschluss) übermitteln wir das jeweilige Ereignis serverseitig über das Google Analytics Measurement Protocol. Übertragen werden dabei ausschließlich die pseudonyme Client-ID sowie das Ereignis selbst (bei einem Kauf zusätzlich Betrag und gewählter Tarif) — niemals Name, E-Mail-Adresse oder Konto-ID. Auch diese Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie zuvor eingewilligt haben.

Werbe-Erfolgsmessung (Microsoft Advertising)

Wir schalten Suchanzeigen über Microsoft Advertising (Bing). Klicken Sie auf eine solche Anzeige, hängt Microsoft an die Adresse unserer Seite eine zufällige Klick-Kennung an (Parameter msclkid). Mit Ihrer Einwilligung speichern wir diese Kennung im Erst-Party-Cookie documentr/msclkid (Laufzeit bis zu 90 Tage).

• Kein Zählpixel: In Ihrem Browser wird kein Skript und kein Pixel von Microsoft geladen. Es entsteht durch Ihren Besuch kein Kontakt zu Microsoft-Servern.
• Was übermittelt wird: Kommt es später zu einer bestätigten Registrierung oder zu einem Abo-Abschluss, übermitteln wir ausschließlich von unserem Server aus die Klick-Kennung, den Zeitpunkt, die Bezeichnung des Ereignisses sowie bei einem Abo den gezahlten Betrag. Niemals Name, E-Mail-Adresse oder Konto-ID.
• Empfänger: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
• Zweck: zu erkennen, welche Anzeigen tatsächlich zu Neukunden führen, damit wir das Werbebudget nicht auf wirkungslose Anzeigen verwenden.

Ohne Ihre Einwilligung wird die Klick-Kennung weder gespeichert noch übermittelt. Für Besuche ohne vorherigen Anzeigenklick entsteht ohnehin keine Kennung.

Datenübermittlung in die USA

Im Rahmen der Nutzung von Google Analytics können Daten an die Google LLC in die USA übermittelt werden. Google ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Ein Restrisiko des Zugriffs durch US-Behörden kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die Aufbewahrungsdauer der Nutzungsdaten bei Google ist auf 14 Monate begrenzt; mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Entsprechendes gilt für die Werbe-Erfolgsmessung: Auch die Microsoft Corporation in den USA ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Übermittelt werden dabei ausschließlich die oben genannten pseudonymen Angaben.

Rechtsgrundlage & Widerruf

Rechtsgrundlage für die Reichweiten- und die Werbe-Erfolgsmessung sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, so einfach, wie Sie sie erteilt haben: über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß. Der Widerruf stoppt jede weitere Erfassung und löscht sowohl die _ga-Cookies als auch die gespeicherte Klick-Kennung documentr/msclkid.