Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Was passiert mit Ihren Daten?

Wenn Sie diese Website nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wer ist verantwortlich?

Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Websitebetreiber. Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt "Verantwortliche Stelle".

Welche Daten werden erfasst?

  • Registrierungsdaten (E-Mail, Passwort)
  • Hochgeladene PDF-Dokumente (lokal in Deutschland gespeichert)
  • PDF-Dokumente zur KI-Analyse (werden an OpenAI in USA gesendet)
  • Server-Log-Dateien (IP-Adresse, Browser, etc.)

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Ausführliche Informationen finden Sie im Abschnitt "Ihre Rechte".

2. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Robin Lehmann
Bahnhofstr. 98
71679 Asperg
E-Mail: documentr@shroomlife.de

Die verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich entsprechend den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie eine Löschung beantragen oder eine Einwilligung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung bestehen (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Beschwerderecht

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Registrierung und Anmeldung

Wenn Sie sich registrieren, werden folgende Daten gespeichert:

  • E-Mail-Adresse
  • Passwort (verschlüsselt mit Argon2-Algorithmus)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Google Sign-In

Diese Website bietet die Möglichkeit, sich über Google Sign-In anzumelden.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy

Übermittelte Daten:

  • E-Mail-Adresse
  • Name (sofern in Ihrem Google-Profil hinterlegt)
  • Profilbild (sofern in Ihrem Google-Profil hinterlegt)

Hinweis: Google überträgt Daten auch in die USA. Die Datenübertragung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Dokumentenverwaltung

Wenn Sie PDF-Dokumente hochladen, werden diese wie folgt verarbeitet:

  • Lokale Speicherung: Ihre Dokumente werden in Deutschland gespeichert
  • Zugriff: Nur Sie haben Zugriff auf Ihre Dokumente
  • Automatische Analyse: Nach dem Upload werden Ihre Dokumente automatisch zur KI-Analyse an OpenAI in die USA gesendet (siehe Abschnitt 5)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können Ihre Dokumente jederzeit löschen.

5. Nutzung von OpenAI API

Wichtige Information zur Datenverarbeitung

Wenn Sie PDF-Dokumente hochladen, werden diese automatisch zur KI-Analyse an OpenAI in die USA gesendet.

  • Komplette PDF-Dateien werden an OpenAI übermittelt (nicht nur Metadaten)
  • Die Dateien werden nach der Analyse automatisch bei OpenAI gelöscht
  • Ihre Dokumente werden lokal in Deutschland gespeichert
  • Die Analyse erfolgt automatisch nach dem Upload

Was ist OpenAI?

Diese Website nutzt die API von OpenAI zur automatischen Analyse und Extraktion von Metadaten aus Ihren hochgeladenen Dokumenten.

Anbieter: OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA

Datenschutzerklärung: https://openai.com/privacy

Welche Daten werden übermittelt?

Bei der Nutzung der KI-Analysefunktion werden folgende Daten an OpenAI übermittelt:

  • Die komplette PDF-Datei - Die gesamte Datei wird zur Analyse benötigt
  • Zweck: Extraktion folgender Metadaten:
    • Titel des Dokuments
    • Zusammenfassung des Inhalts
    • Absenderinformationen (Name, Adresse)
    • Dokumentendatum
    • Vorgeschlagene Tags

Datenübertragung in die USA

Die OpenAI API wird in den USA betrieben. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. OpenAI hat sich verpflichtet, die Standardvertragsklauseln einzuhalten.

Speicherdauer bei OpenAI

OpenAI speichert die hochgeladenen Dateien temporär für die Verarbeitung. Nach Abschluss der Analyse werden die Dateien automatisch von OpenAI gelöscht. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI finden Sie in der Datenschutzerklärung von OpenAI.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die KI-Analyse für einzelne Dokumente deaktivieren oder Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Dokumente durch OpenAI zu widersprechen. In diesem Fall können Sie die Metadaten manuell eingeben. Sie haben außerdem das Recht, Auskunft über die von OpenAI verarbeiteten Daten zu erhalten.

6. Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.
  • Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
  • Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
  • Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Robin Lehmann
Bahnhofstr. 98
71679 Asperg
E-Mail: documentr@shroomlife.de

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: 05. November 2025