Handwerkerrechnungen: zwei Jahre Pflicht, bis zu 1.200 Euro Steuerbonus, und was auf der Rechnung stehen muss

Die Badsanierung hat 9.000 Euro gekostet. Auf der Rechnung steht eine Summe, kein Wort von Arbeitskosten, und bezahlt hast du die letzte Rate in bar, weil der Fliesenleger es so wollte. Im Frühjahr fragt die Steuersoftware nach Handwerkerleistungen, und du merkst, dass an dieser einen Rechnung mehrere hundert Euro hängen, die du jetzt nicht bekommst. Handwerkerrechnungen sind die Belege, an denen Privatpersonen am meisten falsch machen, weil sie in zwei Richtungen gleichzeitig wichtig sind: Du musst sie aufheben, und sie sind bares Geld wert. Dieser Artikel erklärt beides, mit den Zahlen, die aktuell gelten.

Drei Rechnungen, drei Ergebnisse

Badsanierung, 9.000 Euro, eine Summe, teilweise bar. Der Bonus gilt nur für Arbeitskosten, und nur, wenn die Zahlung auf das Konto des Handwerkers ging. Der bar bezahlte Teil ist verloren. Für den überwiesenen Teil brauchst du eine Rechnung, die Arbeit und Material trennt. Bitte den Handwerker um eine korrigierte Rechnung mit Aufteilung. Die meisten machen das, weil sie die Frage kennen.

Malerarbeiten in der Mietwohnung, 1.400 Euro, sauber aufgeteilt, überwiesen. Angenommen, 1.100 Euro davon sind Arbeitskosten. Dann ziehst du 20 Prozent davon, also 220 Euro, direkt von deiner Steuerschuld ab. Nicht vom Einkommen, sondern von der Steuer selbst. Dass du Mieter bist, spielt keine Rolle, die Arbeit fand in deinem Haushalt statt.

Jährliche Heizungswartung, 180 Euro, dazu Schornsteinfeger 90 Euro. Kleinbeträge, die die meisten vergessen. Beide zählen als Handwerkerleistung. Zusammen mit dem Hausmeister- und Gartenpflegeanteil aus der Nebenkostenabrechnung kommen bei vielen Haushalten mehrere hundert Euro Arbeitskosten zusammen, ohne dass jemand einen Handwerker gerufen hat.

Die Aufbewahrungspflicht: zwei Jahre, mit Bußgeld

Wer als Privatperson eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erhält, muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Das betrifft alles an Haus, Wohnung und Grundstück: Sanitär, Elektrik, Maler, Dach, Fenster, Garten- und Landschaftsbau, Küchenmontage, Reparaturen. Die Frist läuft ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Der Handwerker ist verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen und darin auf deine Aufbewahrungspflicht hinzuweisen (§ 14 Abs. 2 und Abs. 4 Nr. 9 UStG). Dieser Satz am Ende der Rechnung ist also keine Floskel, sondern Pflichtangabe. Wer die Rechnung nicht oder nicht lange genug aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 1.000 Euro Bußgeld geahndet werden kann (§ 26a Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 UStG).

Zwei Jahre sind allerdings nur das gesetzliche Minimum. Aus zwei anderen Gründen solltest du länger aufheben:

Die Gewährleistung ist der Grund, der am häufigsten übersehen wird. Wenn das sanierte Bad nach drei Jahren undicht ist, hast du bei Bauwerksarbeiten noch zwei Jahre Anspruch gegen den Handwerker, aber nur mit Rechnung und Abnahmedatum. Eine Rechnung für eine neue Heizung, ein Dach oder ein Bad gehört deshalb dauerhaft in die Akte des Hauses, nicht in den Schredder nach zwei Jahren. Wie du entscheidest, was nach Ablauf der Fristen weg kann, steht im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für private Dokumente.

Der Steuerbonus: 20 Prozent, zwei Töpfe, vier Bedingungen

§ 35a EStG kennt zwei Töpfe, die getrennt gerechnet werden:

Die Ermäßigung wird direkt von der festgesetzten Einkommensteuer abgezogen. Das ist deutlich mehr wert als ein Werbungskostenabzug, bei dem sich nur das zu versteuernde Einkommen mindert. Die vier Bedingungen (§ 35a Abs. 4 und 5 EStG):

1. Im eigenen Haushalt. Die Arbeit findet in deiner Wohnung, deinem Haus oder auf deinem Grundstück statt, in der EU oder im EWR. Arbeiten, die in der Werkstatt des Handwerkers erledigt werden, zählen in der Regel nicht.
2. Nur Arbeitskosten. Lohn, Fahrtkosten, Maschinenkosten, Verbrauchsmittel. Kein Material. Die Rechnung muss die Anteile ausweisen.
3. Rechnung plus Überweisung. Du hast eine Rechnung erhalten und auf das Konto des Handwerkers gezahlt. Bargeld schließt den Bonus aus.
4. Nicht doppelt und nicht gefördert. Was du schon als Werbungskosten, Betriebsausgaben oder Sonderausgaben absetzt, zählt nicht noch einmal. Öffentlich geförderte Maßnahmen (zum Beispiel mit KfW-Zuschuss oder zinsverbilligtem Darlehen) sind ausgeschlossen (§ 35a Abs. 3 Satz 2 EStG).

Was nicht zählt: Neubau, also alles, was neue Wohn- oder Nutzfläche schafft. Material. Gutachten und Planung ohne Ausführung. Und alles, wofür du keine ordentliche Rechnung hast.

Was auf der Rechnung stehen muss, damit sie beides erfüllt

Prüfe jede Handwerkerrechnung beim Eingang auf diese Punkte, dann gibt es im Frühjahr keine Überraschung:

• Name und Anschrift des Handwerkers und deine eigene
• Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Beschreibung der Leistung und Ort der Ausführung (deine Adresse)
• Arbeitskosten getrennt von Material ausgewiesen, mindestens als Prozentanteil
• Umsatzsteuer und Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Hinweis auf deine zweijährige Aufbewahrungspflicht
• Bankverbindung, damit du überweisen kannst

Fehlt die Aufteilung, fordere sie sofort nach, nicht erst bei der Steuererklärung. Nach einem Jahr ist der Betrieb vielleicht nicht mehr erreichbar.

Die Belege im Griff: eine Akte pro Wohnung

Handwerkerrechnungen gehören in drei Zusammenhänge gleichzeitig: in die Akte der Wohnung (Gewährleistung, Verkauf, Nachweis für den Vermieter), in die Steuer des jeweiligen Jahres (Bonus) und in den Zwei-Jahres-Zeitraum der Aufbewahrungspflicht. Auf Papier heißt das Kopien in drei Ordnern. Digital reicht ein Dokument mit den passenden Tags, etwa „Wohnen“, „Handwerker“ und „Steuer 2026“, und die Überweisungsbestätigung als zweite Seite oder als eigenes Dokument daneben.

Für die Steuererklärung brauchst du am Ende eine Liste: Handwerker, Datum, Arbeitskosten, Zahlungsdatum. Wenn deine Ablage nach Inhalt durchsuchbar ist, entsteht die Liste in Minuten, indem du nach „Arbeitskosten“ und dem Jahr suchst.

Häufige Fehler

• Bar zahlen, weil es einfacher ist. Für den Bonus ist Bargeld tödlich, und für den Nachweis der Zahlung auch.
• Die Rechnung nach der Steuererklärung wegwerfen. Das Finanzamt kann Belege nachfordern, solange der Bescheid änderbar ist, und der Handwerker haftet je nach Arbeit bis zu fünf Jahre.
• Kleinbeträge ignorieren. Heizungswartung, Schornsteinfeger, Rohrreinigung, Schlüsseldienst: Jeder einzelne ist klein, zusammen sind es schnell 500 Euro Arbeitskosten pro Jahr.
• Die Nebenkostenabrechnung nicht auswerten. Hausmeister, Gartenpflege, Winterdienst, Aufzugswartung und Schornsteinfeger stecken dort anteilig drin. Viele Vermieter weisen die Anteile aus, sonst nachfragen.
• Aufteilung erst im Frühjahr anfordern. Dann ist der Handwerker im Urlaub, insolvent oder genervt. Beim Rechnungseingang prüfen.

Quellen

Stand: September 2026. Die Angaben gelten für Privatpersonen in Deutschland und ersetzen keine steuerliche Beratung.

• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen: Absatz 1 Satz 5, zwei Jahre für Leistungsempfänger, die nicht Unternehmer sind
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen: Sechsmonatsfrist für Grundstücksleistungen, Absatz 4 Nr. 9 Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
• § 26a UStG, Bußgeldvorschriften: Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht, Geldbuße bis zu 1.000 Euro
• § 35a EStG, Steuerermäßigung bei haushaltsnahen Beschäftigungsverhältnissen, Dienstleistungen und Handwerkerleistungen: 20 Prozent, Höchstbeträge 4.000 und 1.200 Euro, nur Arbeitskosten, Rechnung und Zahlung auf das Konto des Erbringers
• § 634a BGB, Verjährung der Mängelansprüche: zwei Jahre, bei Bauwerken fünf Jahre, jeweils ab Abnahme
• § 169 AO, Festsetzungsfrist: vier Jahre für die Einkommensteuer