Scanner für zuhause: Smartphone, Einzugsscanner oder Multifunktionsdrucker?

Die Frage „Welchen Scanner soll ich kaufen?“ hat eine unbequeme Antwort: für die meisten Haushalte gar keinen, jedenfalls nicht als Erstes. Ob du ein Gerät brauchst, entscheidet nicht die Technik, sondern die Menge an Papier, die bei dir ankommt, und die Menge, die schon da liegt. Dieser Artikel sortiert die drei Gerätekategorien nach diesen beiden Größen, zeigt dir, worauf es beim Kauf wirklich ankommt, und welche Einstellungen du einmal setzt und dann vergisst.

Drei Haushalte, drei Antworten

Zwei Personen, fünf Briefe pro Woche, kein Altbestand. Handy. Jede Woche zehn Minuten, direkt beim Öffnen der Post, Seite für Seite. Ein Gerät würde hier im Schrank stehen und verstauben. Wie du mit dem Handy saubere, gerade, lesbare Scans hinbekommst, steht im Ratgeber Dokumente scannen mit dem Smartphone.

Familie, drei Umzugskisten Papier aus zehn Jahren, dazu laufend Post. Einzugsscanner mit automatischem Einzug und Duplex, für die Umstellung. Drei Kisten sind grob geschätzt zweitausend Seiten. Mit dem Handy sind das mehrere Wochenenden, mit einem Einzugsscanner ein Wochenende. Danach übernimmt für die laufende Post wieder das Handy, oder der Scanner bleibt auf dem Schreibtisch, wenn er klein genug ist.

Home-Office, Verträge und Formulare, die auch mal gedruckt und unterschrieben werden müssen. Multifunktionsdrucker mit automatischem Vorlageneinzug. Er ersetzt zwei Geräte, scannt Stapel ordentlich, und die Druckfunktion brauchst du ohnehin. Der Haken liegt fast immer in der Software, dazu unten mehr.

Die drei Kategorien im Vergleich

Worauf es beim Kauf ankommt, und worauf nicht

Die Datenblätter sind lang, entscheidend sind fünf Punkte:

1. Automatischer Einzug (ADF). Ohne Einzug legst du jede Seite einzeln auf, dann kannst du auch das Handy nehmen. Die Kapazität des Einzugs (wie viele Blätter passen auf einmal hinein) ist für Altbestand wichtiger als die Seiten pro Minute.
2. Duplex. Beide Seiten in einem Durchgang. Kontoauszüge, Verträge und Abrechnungen sind fast immer beidseitig bedruckt. Geräte ohne Duplex sind für Altbestand ein Ärgernis.
3. Leerseiten-Erkennung. Wenn Duplex jede leere Rückseite mitspeichert, hast du doppelt so viele Seiten wie nötig. Gute Geräte oder ihre Software lassen leere Seiten automatisch weg.
4. Ausgabe als PDF, mehrseitig, direkt in einen Ordner oder in die Cloud. Wenn der Scanner nur einzelne Bilder speichert, sortierst du hinterher von Hand. Prüfe, ob das Gerät ohne Rechner direkt in einen Netzwerkordner oder einen Cloud-Dienst scannen kann.
5. Software, die du ertragen kannst. Bei Multifunktionsgeräten ist das der eigentliche Unterschied. Lies vor dem Kauf Bewertungen der Scan-App, nicht des Druckers.

Nicht entscheidend: Auflösungen über 600 dpi, Farbtiefe, die meisten Geschwindigkeitsangaben (bei privaten Mengen ist der Unterschied zwischen 20 und 40 Seiten pro Minute egal), und eingebaute Texterkennung, wenn dein Ablagesystem sie selbst mitbringt.

Einstellungen, die du einmal setzt und dann vergisst

• 300 dpi. Lesbare Texterkennung, kleine Dateien. Fotos und sehr kleine Schrift bekommen 600 dpi.
• Graustufen für Text, Farbe nur für Belege mit farbigen Markierungen oder Ausweise. Farbe verdreifacht die Dateigröße und bringt bei Briefen nichts.
• PDF, mehrseitig. Ein Dokument ist eine Datei, egal wie viele Seiten. Kein JPG pro Seite.
• Automatisch gerade richten und zuschneiden. Jedes brauchbare Gerät kann das, es muss nur eingeschaltet sein.
• Dateiname mit Datum. Viele Scanner setzen einen Zeitstempel. Wenn das geht, aktiviere es, dann ist die Sortierung im Ordner schon richtig. Das Muster für gute Dateinamen steht im Ratgeber zur Ordnerstruktur für private Dokumente.
• Zielordner „Eingang“. Alles landet erst in einem Ordner, aus dem du es benennst und einsortierst. Nie direkt in die Zielordner scannen, sonst liegen falsch erkannte Seiten irgendwo tief in der Struktur.

Texterkennung: wer sie macht, ist egal, dass sie passiert, nicht

Ein Scan ohne Texterkennung ist ein Foto. Du kannst ihn ansehen, aber nicht durchsuchen, und in drei Jahren weißt du nicht mehr, in welchem der vierzig PDFs die Zahnarztrechnung steckt. Texterkennung kann an drei Stellen passieren: im Scanner, in der Scan-App auf dem Handy oder im Ablagesystem beim Hochladen. Es reicht, wenn es an einer Stelle passiert. Wenn dein Ablagesystem den Text selbst erkennt, schalte die Texterkennung im Scanner ab, das spart Zeit pro Seite und vermeidet, dass ein schlechtes Scanner-OCR das bessere Ergebnis überschreibt.

Der Plan für den Altbestand

Wenn du drei Kisten aufarbeiten willst, ist das Gerät nur die halbe Miete. Der Ablauf entscheidet:

• Vorher sortieren, nicht am Scanner. Ein Stapel „weg“, ein Stapel „scannen“, ein kleiner Stapel „Original behalten“. Was älter als zehn Jahre und weder Vertrag noch Urkunde ist, kommt in der Regel direkt in den Schredder.
• Heftklammern und Büroklammern entfernen, Knicke glätten. Das dauert länger als das Scannen selbst.
• Stapelweise scannen, in den Eingangsordner, mit Leerseiten-Erkennung.
• Erst nach dem Scannen benennen und einsortieren. Oder hochladen und die Texterkennung des Ablagesystems die Arbeit machen lassen.
• Papier erst vernichten, wenn der Scan geprüft ist. Stichprobe: jede zehnte Datei öffnen, Seitenzahl und Lesbarkeit kontrollieren.

Wenn die Kisten leer sind, brauchst du den Einzugsscanner vielleicht nie wieder. Ein gebrauchtes Gerät oder eines, das du dir für ein Wochenende leihst, ist dann die ehrlichere Entscheidung als ein Neukauf.

Häufige Fehler

• Den Scanner vor dem System kaufen. Erst entscheiden, wo die Dateien landen und wie sie heißen, dann das Gerät. Sonst produziert der Scanner tausend Dateien namens Scan_0001.pdf.
• Farbe und 600 dpi als Standard. Die Dateien werden riesig, die Texterkennung wird nicht besser, der Speicher ist nach einer Kiste voll.
• Einzelbilder statt mehrseitiger PDFs. Ein zwölfseitiger Vertrag als zwölf Dateien ist schlechter als das Papier.
• Original vernichten, bevor der Scan geprüft ist. Einmal ist die Rückseite leer, weil der Duplex aus war.
• Den Drucker wegen des Scanners kaufen. Wenn du nie druckst, ist ein Multifunktionsgerät die teurere und größere Lösung für ein Problem, das ein kleiner Einzugsscanner besser löst.