Patientenakte anfordern, Befunde aufbewahren: Gesundheitsdokumente im Griff

Der Antrag auf einen Pflegegrad für deine Mutter liegt auf dem Tisch, und die Pflegekasse will Arztbriefe der letzten Jahre sehen. Der Hausarzt, der sie zwanzig Jahre behandelt hat, hat 2023 die Praxis abgegeben. Die Kardiologin schickt Befunde nur per Post, die Klinik hat einen Entlassbrief, den niemand mehr findet. Drei Wochen später ist der Stapel zusammen, der Antrag verzögert sich um einen Monat. Gesundheitsdokumente sind die Unterlagen, die man nie braucht, bis man sie dringend braucht, und die dann an fünf Orten liegen. Dieser Artikel zeigt, welche Dokumente wann verlangt werden, wie du deine Patientenakte anforderst und wie du das Ganze so ablegst, dass der nächste Antrag ein Nachmittag ist statt ein Monat.

Drei Situationen, in denen die Akte fehlt

Zahnersatz 2027, Bonusheft mit Lücke. Die Regelversorgung kostet 3.200 Euro, der Festzuschuss der Kasse richtet sich nach dem Bonusheft. Mit Stempeln aus 2017 bis 2026 ohne Unterbrechung deckt der Festzuschuss 75 Prozent der Regelversorgung, bei fünf lückenlosen Jahren 70, sonst 60 (§ 55 Abs. 1 SGB V). Im Heft fehlt 2019. Das Jahr 2020 wäre unschädlich, 2019 ist es nicht, die Kasse kann in begründeten Ausnahmefällen trotzdem 75 Prozent gewähren, muss es aber nicht. Wer den Zahnarztbesuch 2019 mit einem Termin aus dem Kalender oder einer Rechnung belegen kann, hat bessere Karten.

Pflegegrad-Antrag, Hausarztpraxis 2023 abgegeben. Der Medizinische Dienst braucht Diagnosen und Verläufe, am besten Arztbriefe der letzten drei Jahre. Die Akte muss auch nach Praxisabgabe zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden (§ 630f Abs. 3 BGB), Befunde aus 2016 bis 2023 sind also noch da. Wer sie verwahrt, weiß in der Regel die Nachfolgepraxis oder die Landesärztekammer. Die erste Abschrift ist kostenlos (§ 630g Abs. 1 BGB).

Kita-Start am 01.08.2026, Kind geboren im März 2024. Vor der Aufnahme musst du den Masernschutz nachweisen: ab dem ersten Geburtstag eine Impfung, ab dem zweiten zwei, oder ein ärztliches Zeugnis über Immunität oder eine Kontraindikation (§ 20 Abs. 8 und Abs. 9 IfSG). Der Nachweis ist der Impfausweis. Wer ihn beim Umzug verloren hat, bekommt von der Kinderarztpraxis eine Bescheinigung aus der Akte, aber nicht am Tag vor dem Kita-Start.

Welches Dokument du wann brauchst

Die Rechnungen und Bescheide gehören auch in die Steuerablage: Krankheitskosten, die deine Kasse nicht erstattet, sind außergewöhnliche Belastungen, soweit sie die zumutbare Belastung übersteigen (§ 33 EStG). Wie das gerechnet wird und welche Belege das Finanzamt sehen will, steht im Ratgeber Steuerunterlagen sortieren. Patientenverfügung und Vollmacht behandelt der Ratgeber zum Notfallordner.

Die Patientenakte anfordern: dein Recht, Schritt für Schritt

Du hast Anspruch auf unverzügliche Einsicht in deine vollständige Behandlungsakte und auf Abschriften davon, auch elektronisch. Die erste Abschrift ist kostenlos (§ 630g Abs. 1 BGB). Verweigern darf die Praxis das nur, wenn erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen, und sie muss die Ablehnung begründen (§ 630g Abs. 2 BGB). In der Praxis reicht eine kurze Nachricht:

Hiermit bitte ich um eine vollständige Abschrift meiner Behandlungsakte nach § 630g BGB, gern als PDF per E-Mail oder auf einem Datenträger. Die erste Abschrift ist unentgeltlich. Bitte senden Sie mir die Unterlagen innerhalb von zwei Wochen zu.

Die zwei Wochen sind keine gesetzliche Frist, „unverzüglich“ heißt ohne schuldhaftes Zögern. Eine konkrete Frist im Schreiben hilft trotzdem, weil sie der Praxis einen Termin gibt und dir einen Anknüpfungspunkt für die Nachfrage.

Nach dem Tod eines Patienten haben die Erben ein Einsichtsrecht zur Wahrnehmung vermögensrechtlicher Interessen, etwa bei einer Lebensversicherung oder einem Behandlungsfehler, und die nächsten Angehörigen für immaterielle Interessen. Beide müssen die Kosten der Abschrift erstatten, und das Recht entfällt, wenn der ausdrückliche oder mutmaßliche Wille des Patienten entgegensteht (§ 630g Abs. 3 BGB). Wer Angehörigen diesen Weg ersparen will, sammelt die Befunde zu Lebzeiten selbst.

Wie lange die Praxis aufbewahrt, und warum das nicht reicht

Die Behandlungsakte muss zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden, soweit keine andere Vorschrift eine längere Frist vorsieht (§ 630f Abs. 3 BGB). Eine solche Vorschrift gibt es für Röntgen, CT und Strahlentherapie: Untersuchungen zehn Jahre, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres, Behandlungen dreißig Jahre (§ 85 Abs. 2 StrlSchG). Danach darf vernichtet werden, und Praxen tun das.

Für dich bedeutet das: Der Bandscheibenbefund von 2014 ist 2026 in der Praxis vielleicht schon weg, aber für den Reha-Antrag oder die Berufsunfähigkeitsversicherung genau das Dokument, das die Vorgeschichte belegt. Deshalb gilt für die eigene Ablage eine einfache Regel: Befunde, Arztbriefe und Bilder werden nicht aussortiert. Ein PDF kostet nichts, ein fehlender Befund kostet einen Antrag.

Das Bonusheft: die Regel, die wirklich gilt

Die Kasse zahlt beim Zahnersatz einen Festzuschuss von 60 Prozent. Er steigt auf 70 Prozent, wenn dein Gebiss regelmäßige Pflege erkennen lässt und du in den letzten fünf Jahren vor der Behandlung jedes Kalenderjahr zur zahnärztlichen Untersuchung warst, bis zum 18. Geburtstag in jedem Kalenderhalbjahr. Auf 75 Prozent steigt er, wenn du die Untersuchungen in den letzten zehn Kalenderjahren ohne Unterbrechung wahrgenommen hast (§ 55 Abs. 1 SGB V).

Zwei Ausnahmen stehen im Gesetz. Das Kalenderjahr 2020 zählt nicht als Lücke, ein fehlender Stempel aus dem ersten Corona-Jahr schadet also nicht. Und in begründeten Ausnahmefällen kann die Kasse die 75 Prozent auch gewähren, wenn in den zehn Jahren genau eine Unterbrechung liegt. Das ist eine Kann-Regel, kein Anspruch. Rechnen wir für eine Behandlung im Mai 2027: Die zehn Jahre sind 2017 bis 2026, die fünf Jahre 2022 bis 2026. Wer jetzt im September 2026 noch keinen Stempel für 2026 hat, holt ihn bis Dezember nach.

Das Bonusheft ist ein Papierdokument, und der Stempel gilt. Scanne es trotzdem nach jedem Besuch, dann ist der Nachweis auch dann da, wenn das Heft beim Umzug verschwindet, und die Praxis kann die Untersuchung aus ihrer Akte bestätigen.

Die elektronische Patientenakte: was sie kann und was nicht

Seit dem 15. Januar 2025 richtet die Krankenkasse für jede versicherte Person eine elektronische Patientenakte ein, sofern du nach der Information durch die Kasse nicht innerhalb von sechs Wochen widersprochen hast (§ 342 Abs. 1 SGB V). Ärztinnen, Kliniken und Apotheken stellen Behandlungsdaten ein, soweit du nicht widersprichst, und müssen dich bei besonders sensiblen Daten auf dein Widerspruchsrecht hinweisen (§ 347 SGB V). Du kannst selbst Gesundheitsdaten in die ePA einstellen, etwa ältere Befunde als Datei (§ 341 Abs. 2 Nr. 6 SGB V).

Was die ePA nicht ist: ein Familienarchiv und ein Ordner für alles rund um Gesundheit. Rechnungen, Erstattungsbescheide, Bonusheft, Reha- und Pflegebescheide, Briefe der Versicherung und Unterlagen der Kinder liegen weiter bei dir. Privat Versicherte haben je nach Versicherer eine eigene Lösung oder keine. Die ePA ersetzt die eigene Ablage nicht, sie ergänzt sie um den Teil, den Ärzte einstellen.

Digital ablegen, mit klarem Blick auf den Datenschutz

Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO eine besondere Kategorie personenbezogener Daten. Bevor du Befunde in irgendeinen Dienst hochlädst, solltest du drei Dinge wissen: wo die Dateien liegen, ob sie verschlüsselt gespeichert werden und wer sie außer dem Anbieter noch verarbeitet.

Für Documentr lauten die Antworten so: Die Dateien liegen auf Servern in Deutschland (Hetzner) und werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Der Zugang läuft per Passwort oder Passkey, Versichertennummer und Krankenversicherung legst du als PIN-geschützte Kennzahl vom Typ Krankenversicherung an. Für die Analyse beim Hochladen, die Titel, Zusammenfassung, Absender, Dokumentdatum und Tags erzeugt, und für den Chat wird der Inhalt des Dokuments an Azure OpenAI von Microsoft übermittelt und in Rechenzentren in der EU verarbeitet. Das passiert nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung, die du bei der Registrierung oder später in den Einstellungen gibst und jederzeit widerrufen kannst. Ohne Einwilligung nutzt du Documentr als verschlüsselte Ablage ohne KI. Welche Dienstleister im Einzelnen beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung.

Wenn du dich dafür entscheidest, gilt für Gesundheitsdokumente dasselbe wie für alle anderen: Absender, Datum und Thema werden beim Hochladen erkannt, auch aus einem Foto-Scan, und ein Kontrolltermin aus dem Arztbrief kann als Termin erscheinen. Für jede Person im Haushalt legst du einen Ordner an, Impfausweis und Medikationsplan markierst du als Favoriten, damit sie im Notfall zwei Klicks entfernt sind. Wie die Erkennung im Detail arbeitet, zeigt die Seite KI-Dokumentenerkennung.

Vor dem nächsten Antrag: die Checkliste

• Arztbriefe und Entlassbriefe der letzten drei Jahre vollständig, fehlende bei den Praxen als kostenlose Abschrift angefordert
• Aktuelle Medikationsliste und Allergien auf einer Seite
• Bilder von Röntgen, CT und MRT als Datei gesichert, Download-Links vor Ablauf genutzt
• Impfausweis und Bonusheft gescannt, Original an festem Ort
• Rechnungen und Erstattungsbescheide des laufenden Jahres mit Tag „Steuer 2026“ versehen
• Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht im Notfallordner, Angehörige kennen den Ort
• Ordner pro Person im Haushalt, U-Heft und Kinderbefunde beim Kind

Häufige Fehler

• Befunde nur in der Praxis lassen. Nach zehn Jahren darf die Praxis vernichten, und bei Praxisabgabe beginnt die Suche. Die eigene Kopie ist die einzige, die sicher bleibt.
• Für die Kopie bezahlen. Die erste Abschrift der Akte ist kostenlos, auch elektronisch. Wer eine Rechnung dafür bekommt, verweist auf § 630g Abs. 1 BGB.
• Das Bonusheft auf 2020 verlassen. 2020 ist im Gesetz als Lücke ausgenommen, jedes andere fehlende Jahr nicht. Die einmalige Ausnahme ist eine Kann-Regel der Kasse.
• Bilder als Link ablegen. Download-Links von Radiologien laufen ab. Die Datei herunterladen und selbst speichern, sonst ist die Aufnahme beim nächsten Vergleich weg.
• Gesundheitsdaten hochladen, ohne die Datenverarbeitung zu kennen. Serverstandort, Verschlüsselung und beteiligte Dienstleister stehen in jeder seriösen Datenschutzerklärung. Wer sie nicht findet, lädt nicht hoch.

Quellen

Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.

• § 630f BGB, Dokumentation der Behandlung: Absatz 3, Aufbewahrung zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung
• § 630g BGB, Einsichtnahme in die Patientenakte: Absatz 1 unverzügliche Einsicht und kostenlose erste Abschrift, Absatz 2 Ablehnungsgründe, Absatz 3 Erben und Angehörige
• § 85 StrlSchG, Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Behandlungspflichten: Absatz 2, zehn Jahre für Untersuchungen, dreißig Jahre für Behandlungen, Minderjährige bis zum 28. Lebensjahr
• § 55 SGB V, Leistungsanspruch bei Zahnersatz: Absatz 1, Festzuschüsse 60, 70 und 75 Prozent, Ausnahme für 2020, einmalige Unterbrechung in begründeten Ausnahmefällen
• § 341 SGB V, Elektronische Patientenakte: Absatz 2 Nr. 6, vom Versicherten selbst zur Verfügung gestellte Gesundheitsdaten
• § 342 SGB V, Angebot und Bereitstellung der elektronischen Patientenakte: Absatz 1, Bereitstellung seit 15. Januar 2025 mit sechswöchiger Widerspruchsfrist
• § 347 SGB V, Übermittlung von Daten in die elektronische Patientenakte: Übermittlung durch Leistungserbringer, Hinweis auf das Widerspruchsrecht
• § 20 IfSG, Schutzimpfungen und andere Maßnahmen der spezifischen Prophylaxe: Absätze 8 und 9, Masernschutz und Nachweis vor Betreuung in Kita und Schule
• § 33 EStG, Außergewöhnliche Belastungen: Krankheitskosten über der zumutbaren Belastung
• Art. 9 DSGVO, Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten: Gesundheitsdaten als besondere Kategorie