Notfallordner: welche Dokumente deine Angehörigen im Ernstfall brauchen

Ein Schlaganfall mit 54. Die Ehefrau sitzt am Krankenbett und geht davon aus, dass sie jetzt alles regeln kann: die Behandlung, die Reha, die Miete, das Gehaltskonto, den Handyvertrag. Für die Behandlung stimmt das seit 2023, für sechs Monate. Für alles andere nicht. Das Gehaltskonto läuft auf seinen Namen, die Bank verlangt eine Vollmacht, das Betreuungsgericht braucht Wochen, und niemand weiß, welche Versicherungen es gibt, weil der Ordner „schon irgendwo“ ist. Ein Notfallordner löst genau diese Situation. Er ist kein Vorsorgeprojekt für Rentner, sondern ein Abend Arbeit für jeden Haushalt, in dem ein Mensch von einem anderen abhängt.

Drei Situationen, für die der Ordner da ist

Du bist vorübergehend nicht handlungsfähig. Unfall, Operation, schwere Krankheit. Jemand muss Rechnungen zahlen, mit Arbeitgeber und Krankenkasse sprechen, das Auto abmelden, das Kind von der Kita abholen dürfen. Ohne Vollmacht darf das niemand, auch nicht der Ehepartner, außer in Gesundheitsfragen.

Du lebst allein und fällst aus. Wer kennt deine Verträge, deine Abbuchungen, deinen Vermieter, deine Medikamente? Ein Notfallordner, von dem eine Person außerhalb deiner Wohnung weiß, ist hier die einzige Verbindung zwischen deinem Leben und den Menschen, die einspringen.

Du stirbst. Die Angehörigen müssen innerhalb weniger Tage Bestattung, Sterbeurkunde, Versicherungen, Bank, Rentenversicherung und Vermieter regeln, während sie trauern. Jede Vertragsnummer, die im Ordner steht, ist ein Anruf weniger.

Warum der Ehepartner nicht reicht

Seit dem 1. Januar 2023 dürfen Ehegatten einander in Gesundheitsangelegenheiten vertreten, wenn der andere wegen Bewusstlosigkeit oder Krankheit nicht selbst entscheiden kann (§ 1358 BGB). Das umfasst Einwilligungen in Untersuchungen und Behandlungen, Behandlungs- und Krankenhausverträge und eilige Reha- und Pflegemaßnahmen. Es endet spätestens nach sechs Monaten, gilt nicht bei getrennt lebenden Ehegatten und nicht, wenn eine Vorsorgevollmacht vorliegt oder der Betroffene widersprochen hat.

Nicht erfasst: Kontozugriff, Verträge kündigen, Post öffnen, Behördenangelegenheiten, Wohnung, Kinder. Für unverheiratete Paare gilt gar nichts davon. Wer das abdecken will, braucht drei Dokumente:

Alle drei sollten im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer eingetragen sein, damit Betreuungsgerichte und behandelnde Ärzte wissen, dass sie existieren und wer bevollmächtigt ist. Registriert wird nur der Hinweis, nicht das Dokument selbst. Das Original bleibt bei dir, eine Kopie beim Bevollmächtigten.

Die acht Bereiche des Notfallordners

Ein Ordner, acht Register, in dieser Reihenfolge. Das Wichtigste vorn, weil im Ernstfall niemand bis Register sieben liest.

1. Sofort. Notfallkontakte (Partner, Kinder, Eltern, beste Freundin, Hausarzt). Die drei Vollmachten im Original. Medikationsplan, Allergien, Diagnosen, die ein Notarzt kennen muss. Krankenkasse mit Versichertennummer. Organspendeausweis oder deine Entscheidung dazu. Wer holt die Kinder, wer versorgt das Haustier.

2. Personen. Kopien von Ausweis, Pass, Geburts- und Heiratsurkunde. Hinweis, wo das Testament liegt, falls vorhanden (zu Hause oder beim Amtsgericht hinterlegt). Sorgerechtsverfügung, wenn du minderjährige Kinder hast.

3. Geld. Liste aller Konten, Depots, Kredite und Bausparverträge mit Bank und Kontonummer, keine PINs. Welche Kontovollmachten bei welcher Bank hinterlegt sind. Liste der laufenden Abbuchungen: Miete, Strom, Versicherungen, Abos. Gehalt oder Rente: von wem, wann.

4. Versicherungen. Alle Verträge mit Versicherer, Vertragsnummer, Ansprechpartner und dem Hinweis, was im Ernstfall zu melden ist. Lebens-, Unfall-, Berufsunfähigkeits- und Sterbegeldversicherungen haben oft kurze Meldefristen in ihren Bedingungen, deshalb gehören sie nach vorn. Wie du die Verträge sauber ablegst, steht im Ratgeber Versicherungsunterlagen organisieren.

5. Wohnen. Mietvertrag oder Grundbuchauszug, Vermieter mit Kontakt, Energieversorger mit Kundennummern, wo Schlüssel liegen, Hausverwaltung, Nachbarn mit Schlüssel.

6. Verträge. Handy, Internet, Streaming, Fitnessstudio, Zeitungen, Vereine, Kfz. Für jeden: Anbieter, Kundennummer, Kündigungsfrist. Diese Liste spart Angehörigen Monate an Abbuchungen für Dinge, die niemand mehr nutzt.

7. Digitales. Wie man an deinen Passwortmanager kommt, zum Beispiel über dessen Notfallzugang. Handy-PIN nicht im Ordner, sondern beim Bevollmächtigten. Liste der wichtigen Zugänge: E-Mail, Online-Banking, Cloud, Social Media, mit dem Hinweis, was damit passieren soll. Ohne E-Mail-Zugang ist heute fast nichts zu regeln, weil jede Kündigung und jeder Passwort-Reset dort landet.

8. Wünsche. Bestattungsart, Ort, Musik, wer benachrichtigt werden soll, wer nicht. Bestattungsvorsorgevertrag, falls vorhanden. Das ist der Teil, den man am längsten aufschiebt und der den Angehörigen am meisten hilft.

Was ins Original muss und was digital reicht

Der Ordner hat zwei Ebenen. Auf Papier, im Original, zwingend:

• Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Betreuungsverfügung
• Organspendeausweis
• Gegebenenfalls Testament (oder der Hinweis, dass es beim Amtsgericht liegt)

Alles andere sind Kopien und Listen. Sie können digital liegen, mit zwei Bedingungen: Eine vertraute Person weiß, wo, und kommt ohne dich hinein. Ein Zugang, den nur du kennst, ist im Notfall kein Zugang.

Der praktische Weg: Die Dokumente liegen digital an einem Ort, aus dem du einmal im Jahr die aktuelle Fassung als Ausdruck oder auf einem Stick in den Papierordner legst. So sind Vertragsnummern und Listen aktuell, ohne dass du den Ordner jede Woche pflegst.

In einem Abend: die Reihenfolge

• Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung aufsetzen. Kostenlose Vordrucke gibt es beim Bundesjustizministerium, für komplexe Vermögen zum Notar.
• Beides im Zentralen Vorsorgeregister eintragen, Bevollmächtigte informieren und Kopien übergeben.
• Bei der Hausbank eine Kontovollmacht auf deren Formular erteilen.
• Die acht Register anlegen, jedes mit einer einzigen Liste starten. Vollständigkeit kommt beim nächsten Durchgang.
• Notfallkontakte auch im Handy hinterlegen (Notfallpass oder Notfallkontakte, je nach System), damit Ersthelfer sie sehen.
• Zwei Menschen sagen, wo der Ordner liegt. Einer davon außerhalb deines Haushalts.
• Einen Termin in zwölf Monaten eintragen: Ordner prüfen, Verträge aktualisieren, Vollmachten bestätigen.

Häufige Fehler

• „Wir sind verheiratet, das reicht.“ Es reicht für sechs Monate Gesundheitsfragen und für nichts anderes.
• Vollmacht geschrieben, niemandem gesagt. Eine Vollmacht, die keiner findet, existiert nicht. Register, Kopie beim Bevollmächtigten, Hinweis im Portemonnaie.
• PINs und Passwörter im Ordner. Der Ordner liegt im Regal. Zugangsdaten gehören in den Passwortmanager mit Notfallzugang, der Ordner sagt nur, wie man dorthin kommt.
• Nur die Versicherungen, nicht die Verträge. Die Abbuchungen für Fitnessstudio, Streaming und Handy laufen sonst monatelang weiter.
• Einmal angelegt, nie aktualisiert. Ein Notfallordner mit dem Bankkonto von vor sechs Jahren schickt Angehörige in die Irre. Einmal im Jahr, ein Kalendereintrag.

Quellen

Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.

• § 1358 BGB, Gegenseitige Vertretung von Ehegatten in Angelegenheiten der Gesundheitssorge: Notvertretungsrecht, Umfang, sechs Monate, Ausschlussgründe
• § 1814 BGB, Voraussetzungen der Betreuung: Absatz 3, keine Betreuung nötig, soweit ein Bevollmächtigter die Angelegenheiten besorgen kann
• § 1816 BGB, Eignung und Auswahl des Betreuers: Absatz 2, Betreuungsverfügung
• § 1820 BGB, Vorsorgevollmacht und Kontrollbetreuung: Absatz 2, Schriftform für Einwilligung in ärztliche Maßnahmen und Unterbringung
• § 1827 BGB, Patientenverfügung: schriftliche Festlegung, formloser Widerruf
• Zentrales Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer: Registrierung von Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Patientenverfügung und Widerspruch gegen das Ehegattennotvertretungsrecht; Abfrage durch Betreuungsgerichte und Ärzte
• Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, Formulare Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung: kostenlose Vordrucke, dazu Konto-, Depot- und Schrankvollmacht