Paperless-ngx, Docspell oder Papermerge: welches DMS für zuhause?

Samstagvormittag, der kleine Server steht schon unter dem Schreibtisch, im Browser sind drei Tabs offen: Paperless-ngx, Docspell, Papermerge. Alle drei versprechen dasselbe, Dokumente scannen, Text erkennen, wiederfinden. Die Vergleiche im Netz sind oft zwei Jahre alt und behaupten Dinge, die nicht mehr stimmen, etwa dass Paperless-ngx keine Dokumentversionen kann. Dieser Artikel prüft den Stand vom September 2026 anhand der Dokumentationen und Release-Seiten, jede Zahl steht mit Quelle am Ende. Er richtet sich an Haushalte, nicht an Firmen: Es geht um Post, Verträge, Arztbriefe und die Frage, wer das System nach dem Wochenende der Einrichtung am Laufen hält.

Drei Haushalte, drei Antworten

Familie mit NAS und einer Person, die Docker mag. Paperless-ngx. Die größte Community, die aktivste Entwicklung, ein Consume-Ordner für den Einzugsscanner, Mail-Regeln für Rechnungen aus dem Postfach und seit Version 3.0 Dokumentversionen und optionale KI-Vorschläge. Der Preis ist die Pflege: Updates, Backups und die Frage, was passiert, wenn die Docker-Person im Urlaub ist.

Mehrgenerationenhaus, drei Haushalte, ein Server im Keller. Docspell. Das System ist um sogenannte Kollektive gebaut: Jede Familie bekommt ein eigenes Archiv mit eigenen Nutzern, Tags und Postfächern, alles auf derselben Installation. Paperless-ngx kann das über Rechte und Workflows nachbauen, Docspell hat es als Grundprinzip. Der Preis: ein JVM-Stack mit zwei Diensten, weniger Community, und das letzte stabile Release liegt anderthalb Jahre zurück.

Kleiner Verein oder Selbständige, die in Ordnern denken. Papermerge. Hierarchische Ordner wie im Explorer, Dokumenttypen mit eigenen Feldern, Freigaben zwischen Nutzern und Gruppen, Versionen pro Dokument. Dafür fehlen E-Mail-Import, überwachter Ordner und eine mobile App in der Dokumentation, und das Projekt ist deutlich kleiner als die beiden anderen. Wer Papermerge wählt, sollte den Export vorher getestet haben.

Die drei Projekte im Überblick

Die Zeile mit der letzten Aktivität ist wichtiger als die Sterne. Paperless-ngx hat allein zwischen Juli und September 2026 neun Releases veröffentlicht. Docspell wird weiterentwickelt, hat aber seit März 2025 kein Release mehr geschnürt. Papermerge hat sein letztes Release im August 2025 gemacht, der letzte Push im Code-Repo stammt vom März 2026.

Die Funktionen im Vergleich

Die Tabelle nennt nur, was in der jeweiligen Dokumentation beschrieben ist. „Nicht dokumentiert“ heißt genau das: Die Doku beschreibt die Funktion nicht, sie kann trotzdem in Teilen existieren.

Zwei Korrekturen zu älteren Vergleichen, auch zur früheren Fassung dieses Artikels: Paperless-ngx hat Custom Fields seit Version 2.0 und Dokumentversionen seit Version 3.0. Versionen sind dort eine Dateihistorie, Tags, Korrespondent und Custom Fields bleiben am Wurzeldokument. Man kann mehrere Dokumente nachträglich als Versionen zusammenführen, laut Doku lässt sich das im Web-UI nicht rückgängig machen.

Paperless-ngx: der Standard, mit KI als Option

Paperless-ngx ist der Fork, der Paperless nach 2020 am Leben gehalten und zum Standard gemacht hat. Die Stärke liegt in der Menge an Wegen, wie ein Dokument ins System kommt: Consume-Ordner für den Scanner, Upload per Drag-and-drop, REST-API, E-Mail per IMAP mit Regeln nach Absender, Betreff und Dateityp. Danach greifen Klassifikatoren, die Tags, Korrespondent und Dokumenttyp anhand der bisherigen Zuordnungen vorschlagen. Das funktioniert nach einigen Dutzend zugeordneten Dokumenten erstaunlich gut, davor nicht.

Seit Version 3.0 vom 22.07.2026 kommen drei Dinge dazu, die man kennen sollte. Erstens Paperless AI: optionale Vorschläge für Titel, Datum, Tags, Korrespondent und Dokumenttyp per Sprachmodell, wahlweise über eine OpenAI-kompatible API oder lokal per Ollama, dazu ein Chat über ein oder mehrere Dokumente. Die Doku warnt ausdrücklich, dass Dokumentinhalte dabei an den konfigurierten Anbieter gehen. Zweitens Remote OCR: die Texterkennung kann an Microsofts Azure Document Intelligence ausgelagert werden, ein Bezahldienst mit Gratisstufe, ebenfalls opt-in und per Workflow auf einzelne Dokumente begrenzbar. Andere Anbieter werden nicht unterstützt. Drittens eine neue Suchmaschine (tantivy statt Whoosh) und Dokumentversionen.

Wer den Datenschutzgedanken hinter dem Selbsthosten ernst nimmt, lässt beide Cloud-Optionen aus. Dann ist Paperless-ngx weiter ein System, bei dem kein Byte das Haus verlässt.

Die Version 3.0 hat auch etwas entfernt: die Verschlüsselung von Dokumenten und Vorschaubildern innerhalb von Paperless. Wer das genutzt hat, muss vor dem Update entschlüsseln. Verschlüsselung gehört seitdem auf die Ebene des Dateisystems oder des Backups.

Docspell: Kollektive und ein JVM-Stack

Docspell besteht aus zwei Diensten: dem REST-Server, der API und Web-UI liefert, und dem Job-Executor „joex“, der Dateien verarbeitet und Postfächer abholt. Beide brauchen Java 17 oder neuer und eine Datenbank, wahlweise PostgreSQL, MariaDB ab 10.6 oder H2. Die Volltextsuche ist optional und läuft über Apache SOLR oder direkt in PostgreSQL. Für die Texterkennung und Konvertierung werden Tesseract, OCRmyPDF, Unoconv und wkhtmltopdf eingebunden. Das ist mehr Infrastruktur als bei Paperless-ngx, dafür lassen sich die Dienste getrennt skalieren.

Das Grundprinzip sind Kollektive: Nutzer gehören zu einem Kollektiv, das Archiv gehört dem Kollektiv, nicht dem einzelnen Nutzer. Für ein Haus mit mehreren Haushalten oder für ein Paar, das Privates und Vereinsunterlagen trennen will, ist das genau richtig. Ordner innerhalb eines Kollektivs steuern, wer was sieht.

Zwei Stolpersteine aus der Doku: Der Standardwert für die Registrierung ist „open“, jeder, der die Adresse kennt, kann ein Konto anlegen. Vor dem ersten Erreichbarmachen von außen gehört das auf „closed“ oder „invite“. Und der Job-Executor braucht Speicher: etwa 500 MB Heap im einfachen Modus, mindestens 1,4 GB im vollen NLP-Modus, bei deutscher Sprache am meisten.

Die Android-App ist Teil des Projekts, erhältlich über F-Droid oder als APK. Sie kann eines: Dateien aus dem Teilen-Dialog an eine Docspell-Instanz hochladen. Mit einer Scan-App kombiniert reicht das für Belege unterwegs. Eine iOS-App gibt es nicht.

Papermerge: Ordner, Versionen, Rechte

Papermerge fühlt sich von den dreien am meisten wie ein Datei-Explorer an: hierarchische Ordner, Dokumente hineinziehen, Tags an Ordner und Dokumente, Dokumenttypen mit eigenen Feldern, Versionen pro Dokument, Seiten verschieben und Dokumente zusammenführen. Die Texterkennung läuft über Tesseract automatisch beim Upload und liegt als Textebene über dem PDF. Nutzer, Gruppen, Rollen und Freigaben sind dokumentiert, ebenso ein Dateispeicher in S3 und Kubernetes-Setups. Das zielt eher auf kleine Organisationen als auf den Haushalt.

Was in der Dokumentation fehlt: ein E-Mail-Import, ein überwachter Ordner, eine mobile App und jede Form von Vorschlägen oder KI. Jedes Dokument wird von Hand hochgeladen und einsortiert. Die Anforderungen sind mit mindestens 1 GB RAM allein für die Web-App die höchsten im Feld, das Docker-Image ist der einzige dokumentierte Weg.

Die Empfehlung aus der früheren Fassung dieses Artikels, Papermerge für „Ordner-Menschen“ zu wählen, halten wir nur noch mit Einschränkung. Das Projekt ist klein, das letzte Release stammt vom August 2025, und das Backup-Tool PMDump nennt in seiner Doku als Importziel ausschließlich Version 3.4. Wer Papermerge nimmt, sollte den Export in der ersten Woche testen, nicht im dritten Jahr.

Betrieb: was nach der Installation bleibt

Die Installation ist ein Wochenende. Der Betrieb ist der Rest deines Lebens mit dem System. Diese Tabelle ist die, die in den meisten Vergleichen fehlt.

Backup heißt Restore. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Bei allen dreien gehört einmal im Jahr ein Test dazu: leere Instanz aufsetzen, Export einspielen, zehn Dokumente stichprobenartig öffnen. Paperless-ngx empfiehlt in der Doku, vor jedem Update ein Backup zu machen und keine Verarbeitung laufen zu lassen.

Der Umzug zwischen den Systemen ist bei allen dreien möglich, aber nie bequem. Was sauber mitkommt, sind die Originaldateien und der erkannte Text. Was du neu aufbauen musst, sind Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Ordner, weil jedes System sie anders modelliert. Wer weiß, dass er in zwei Jahren vielleicht wechselt, hält die Struktur flach: wenige Tags, ein Korrespondent pro Absender, keine verschachtelten Konstruktionen.

Der Ausstieg am Projektende ist die Frage, die man vor dem Einstieg beantwortet: Wenn die Docker-Person auszieht, den Server abschaltet oder keine Lust mehr hat, muss jemand anderes an die Dokumente kommen. Bei Paperless-ngx ist das ein Ordner mit PDFs und einer manifest.json, die jeder lesen kann. Bei Docspell ein Verzeichnis aus dsc export. Bei Papermerge ein tar.gz aus PMDump. Alle drei Formate sind ohne das jeweilige System nutzbar, solange die PDFs mit Textebene exportiert wurden.

Wer diesen Betrieb nicht selbst stemmen, aber bei Paperless-ngx bleiben will, findet auf der Seite zu den drei Wegen, Paperless-ngx zu betreiben eine Einordnung von Selbsthosten, gemanagtem Hosting und dem Verzicht auf ein eigenes System. Und wer nach diesem Artikel merkt, dass er gar kein System betreiben will, findet im Vergleich Documentr und Paperless-ngx die Gegenüberstellung mit einem Dienst im Browser.

Fazit: wer sollte was nehmen

Paperless-ngx, wenn du eine Person im Haushalt hast, die Docker nicht scheut, und du das aktivste Projekt mit den meisten Importwegen willst. Die KI- und Cloud-Funktionen sind opt-in, du kannst sie ignorieren.

Docspell, wenn mehrere getrennte Archive auf einem Server laufen sollen und du mit einem JVM-Stack, etwas mehr Speicherbedarf und langen Release-Abständen leben kannst.

Papermerge, wenn du hierarchische Ordner und Versionen willst und dir E-Mail-Import, überwachter Ordner und mobile App egal sind. Teste den Export vorher.

Keines der drei, wenn niemand im Haushalt Administrator sein will. Dann ist ein Cloud-Ordner oder ein Dienst im Browser die ehrlichere Wahl, den Überblick über die vier Wege gibt der Ratgeber zu App oder Software fürs papierlose Zuhause.

Checkliste vor der Installation

• Wer hält das System am Laufen, und wer ist Vertretung? Ohne zwei Namen kein Selbsthosting.
• Welche Importwege brauchst du wirklich: Scanner-Ordner, E-Mail, Handy? Papermerge fällt bei den letzten beiden weg.
• Brauchst du getrennte Archive für mehrere Haushalte? Dann Docspell ansehen.
• Wie viel Arbeitsspeicher hat das Gerät? Unter 2 GB wird es bei Docspell mit NLP und bei Papermerge eng.
• Bleiben Dokumente im Haus? Dann bei Paperless-ngx Paperless AI und Remote OCR ausgeschaltet lassen.
• Bei Docspell die Registrierung vor dem ersten Portfreigeben auf closed oder invite stellen.
• Backup-Weg festlegen und in der ersten Woche einmal zurückspielen.
• Export testen: fünf Dokumente hochladen, exportieren, im Explorer öffnen.
• Struktur flach halten: wenige Tags, ein Korrespondent pro Absender, damit ein Umzug später möglich bleibt.

Häufige Fehler

• Nach GitHub-Sternen entscheiden. Die Sterne sagen, was viele installiert haben, nicht, was zu deinem Haushalt passt. Docspell hat ein Zwanzigstel der Sterne von Paperless-ngx und trotzdem die beste Lösung für getrennte Archive.
• Alte Vergleiche glauben. „Paperless-ngx hat keine Versionen“ war bis Juli 2026 richtig und ist es seitdem nicht mehr. Prüfe das Changelog, nicht den Blogartikel.
• Das System zuerst installieren, das Backup nie. Der Consume-Ordner läuft ab Tag eins, der Restore-Test wird auf „später“ verschoben. Später ist, wenn die SSD stirbt.
• Cloud-Funktionen aus Neugier einschalten. Paperless AI mit einem externen Anbieter schickt Dokumentinhalte dorthin. Wer selbst hostet, um genau das zu vermeiden, sollte die Doku-Warnung ernst nehmen oder Ollama lokal nutzen.
• Verschachtelte Strukturen aufbauen. Vierzig Tags in Hierarchien, zwölf Dokumenttypen, Custom Fields für alles. Das kann keines der Systeme in ein anderes exportieren, und in zwei Jahren pflegt es niemand mehr.

Quellen

Stand: September 2026.

• Paperless-ngx Releases: Versionsnummern und Daten
• Paperless-ngx Changelog: Version 3.0.0 mit Dokumentversionen, Paperless AI, Remote OCR, tantivy und dem Wegfall der Dokumentverschlüsselung
• Paperless-ngx Usage: Custom Fields seit 2.0, Dokumentversionen, E-Mail-Import, KI-Funktionen, Remote OCR (nur Azure), Berechtigungen, Mobile Upload
• Paperless-ngx Administration: Backup, document_exporter und document_importer, Updates
• Paperless-ngx Setup: Betrieb auf dem Raspberry Pi
• Paperless-ngx Wiki: Related Projects, Community-Apps ohne Betreuung durch das Team
• Docspell Releases
• Docspell Dokumentation: Architektur, Kollektive, Scan Mailbox
• Docspell Voraussetzungen: Java 17, Datenbanken, Tesseract, OCRmyPDF, SOLR oder PostgreSQL
• Docspell Konfiguration: Registrierung standardmäßig open, Speicherbedarf des Job-Executors
• Docspell Android-App
• Docspell CLI mit dsc export
• Papermerge Releases
• Papermerge Dokumentation: Funktionsliste, Versionen, Custom Fields, Nutzer und Gruppen
• Papermerge Anforderungen: 1 GB RAM Minimum, Docker
• Papermerge OCR mit Tesseract
• Papermerge PMDump: Backup und Migration
• GitHub-Sterne, Lizenzen und letzte Aktivität: paperless-ngx, docspell, papermerge, papermerge-core