Paperless-ngx vs. Docspell vs. Papermerge – der Vergleich für Selbsthoster

Wer seine Dokumente selbst hosten will, landet früher oder später bei drei Namen: Paperless-ngx, Docspell und Papermerge. Alle drei sind Open Source, alle drei laufen per Docker auf dem eigenen Server oder NAS – und trotzdem unterscheiden sie sich deutlich in Reifegrad, Community und Entwicklungstempo. Dieser Vergleich richtet sich an alle, die bewusst selbst hosten wollen und wissen möchten, worauf sie sich einlassen.

Die drei Kandidaten im Überblick

Alle Zahlen beziehen sich auf die jeweiligen GitHub-Repositories (Stand: 1. September 2026):

Schon diese Tabelle erzählt die halbe Geschichte: Paperless-ngx veröffentlicht laufend neue Versionen, bei Docspell liegt die letzte Release rund anderthalb Jahre zurück, Papermerge liegt dazwischen.

Paperless-ngx: der De-facto-Standard

Paperless-ngx ist das mit Abstand populärste self-hosted DMS. Das Projekt beschreibt sich selbst als „community-supported supercharged document management system" – und die Community ist tatsächlich das stärkste Argument.

Features: OCR macht auch reine Bild-Scans durchsuchbar. Machine Learning vergibt automatisch Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen, je mehr Dokumente du verarbeitest, desto besser werden die Vorschläge. Der Consume-Ordner ist der klassische Weg: Scanner legt die Datei ins Verzeichnis, Paperless-ngx verarbeitet sie automatisch. Dazu kommen Web-Upload per Drag & Drop, E-Mail-Import mit Regeln, eine REST API und Volltextsuche mit Autovervollständigung. Ein Berechtigungssystem erlaubt mehrere Nutzer mit globalen und dokumentbezogenen Rechten.

Installation: Die Doku empfiehlt für die meisten ein geführtes Installations-Script, alternativ gibt es Docker-Compose-Vorlagen oder Bare-Metal. Neben der App selbst brauchst du einen Redis-kompatiblen Message-Broker und eine Datenbank (PostgreSQL empfohlen). Wer Office-Dokumente verarbeiten will, hängt optional Apache Tika dazu.

Hardware: Läuft laut Doku auch auf einem Raspberry Pi, mit eigenen Tipps für schwächere Geräte. OCR ist der rechenintensivste Teil – auf schwacher Hardware dauert die Verarbeitung entsprechend länger.

Ehrliches Fazit: Die sichere Wahl. Aktivste Entwicklung (die letzte Release erschien am Tag dieses Artikels), riesiges Ökosystem an Anleitungen, Mobile-Apps von Drittanbietern und Integrationen. Die Kehrseite: mehrere Container, viele Konfigurationsoptionen und damit spürbare Einarbeitung, bis alles so läuft, wie du es willst.

Docspell: durchdacht, aber im langsamen Takt

Docspell verfolgt einen anderen Ansatz: Statt vieler manueller Ordnungswerkzeuge soll das System mit möglichst wenig Aufwand („minimal effort") Metadaten selbst finden.

Features: Mehrere Nutzer teilen sich als „Collective" einen gemeinsamen Dokumentenbestand – praktisch für Familien oder Paare. OCR, Volltextsuche (wahlweise über Apache SOLR oder direkt über PostgreSQL), Metadaten-Vorschläge per Machine Learning, E-Mail-Import, ein Consumption-Verzeichnis über den mitgelieferten Watch-Client, REST API und eine Android-App.

Architektur und Installation: Docspell besteht aus zwei Komponenten – dem Restserver und dem Job-Executor „Joex", der die eigentliche Verarbeitung übernimmt und dafür externe Tools wie Ghostscript, unpaper, Tesseract, unoconv und wkhtmltopdf nutzt. Das klingt nach viel, ist es manuell auch; das offizielle Docker-Compose-Setup bringt aber alle Abhängigkeiten mit. Beide Komponenten laufen auf der JVM (Java 17), mit SOLR kommt optional ein dritter JVM-Prozess dazu – auf einem sparsamen NAS solltest du das einplanen. Wichtig vor öffentlichem Betrieb: Standardmäßig kann jeder ein Konto anlegen, das musst du in der Konfiguration abschalten.

Ist die Entwicklung eingeschlafen? Nein, aber sie tröpfelt. Im Juli und August 2026 gab es echte Feature-Commits vom Maintainer und Contributors (u. a. Upload-API-Erweiterungen), dazwischen vor allem automatische Dependency-Updates. Die letzte Release v0.43.0 stammt jedoch vom März 2025, und die Versionsnummer steht weiter bei 0.x (Stand: September 2026).

Ehrliches Fazit: Technisch sauber, die Collective-Idee und die ML-Vorschläge sind stark. Aber: kleines Team, seltene Releases, deutlich kleinere Community. Wer damit leben kann, bekommt ein gutes System – wer auf schnelle Fixes und stetige Weiterentwicklung angewiesen ist, fährt mit Paperless-ngx ruhiger.

Papermerge: schlank, mit Versionierung und Custom Fields

Papermerge positioniert sich als DMS für digitale Archive gescannter Dokumente und bringt zwei Features mit, die die anderen beiden in dieser Form nicht bewerben: Dokument-Versionierung und Custom Fields.

Features: OCR mit Text-Overlay über dem Scan, farbige Tags für Dokumente und Ordner, hierarchische Ordnerstruktur, Custom Fields für eigene Metadaten, Dokument-Versionierung, Volltextsuche, REST API, Mehrbenutzerbetrieb mit granularen Berechtigungen und SSO via OIDC.

Installation: Docker Compose ist der dokumentierte Standardweg.

Projektstatus: Die Entwicklung findet im Repository papermerge-core statt (letzte Commits im März 2026), die letzte stabile Version 3.5.3 erschien im August 2025. Die Community ist die kleinste der drei – entsprechend dünner ist das Angebot an Anleitungen und Dritt-Tools. Ein Consume-Ordner wird in der aktuellen 3.5-Doku nicht als Kernfeature geführt.

Ehrliches Fazit: Interessant, wenn du Versionierung oder eigene Metadatenfelder brauchst und ein schlankeres System bevorzugst. Der Preis dafür: kleine Community, langsameres Entwicklungstempo und weniger Ökosystem.

Feature-Vergleich auf einen Blick

¹ In der aktuellen 3.5-Doku nicht als Feature geführt. „–" bedeutet: vom Projekt nicht beworben (Stand: September 2026).

Paperless-ngx vs. Docspell

Beide können den Kern gleich gut: Dokumente automatisch einlesen, per OCR durchsuchbar machen und Metadaten vorschlagen. Der Unterschied liegt im Drumherum. Paperless-ngx gewinnt bei Community, Release-Frequenz und Ökosystem deutlich. Docspell punktet mit dem Collective-Konzept für gemeinsam genutzte Bestände und der flexiblen Architektur (Komponenten auf mehrere Maschinen verteilbar). Wenn du dich zwischen beiden nicht entscheiden kannst: Nimm Paperless-ngx – außer das Collective-Modell ist genau das, was du suchst.

Paperless-ngx vs. Papermerge

Hier ist der Abstand größer. Paperless-ngx bietet mehr Automatisierung (ML-Tagging, E-Mail-Import, Consume-Ordner) und die weitaus größere Community. Papermerge hält mit Versionierung und Custom Fields dagegen – Features, die Paperless-ngx in dieser Form nicht in den Vordergrund stellt. Für das klassische „Briefe scannen und wiederfinden" ist Paperless-ngx die rundere Lösung; Papermerge lohnt einen Blick, wenn dein Workflow Versionen oder strukturierte eigene Felder braucht.

Fazit: Welches DMS für wen?

• Paperless-ngx, wenn du die bewährte Standardlösung mit der größten Community willst – für die meisten Selbsthoster die richtige Wahl.
• Docspell, wenn mehrere Personen einen gemeinsamen Dokumentenbestand pflegen sollen und dich seltene Releases nicht stören.
• Papermerge, wenn Dokument-Versionierung oder Custom Fields für dich entscheidend sind.

Egal welches Tool: Self-Hosting bedeutet, dass Updates, Backups und Sicherheit bei dir liegen. Das ist kein Nachteil – es ist genau der Deal, den man beim Selbsthosten eingeht. Man sollte ihn nur kennen.