Umzug: Dokumenten-Checkliste mit allen Fristen, vom Kündigungsbrief bis zur Kaution

Der neue Mietvertrag ist unterschrieben, ab 1. April 2027 gehört dir die Wohnung, Umzugstag ist Samstag, der 10. April. Ab jetzt läuft ein Dutzend Fristen gleichzeitig, und keine davon steht auf der Packliste: Die alte Wohnung muss bis zum dritten Werktag im Februar gekündigt sein, Strom und Gas brauchen sechs Wochen, das Meldeamt gibt dir zwei Wochen, die Familienkasse und die Zulassungsstelle wollen es „unverzüglich“ wissen. Dieser Artikel sortiert den Umzug nach Zeitpunkt: was wann zu tun ist, welches Dokument du dafür in der Hand haben musst und wo der Paragraf steht. Am Ende geht es um die Steuer, denn ein Teil der Umzugskosten kommt zurück, aber nur mit Rechnung und Überweisung.

Der Umzug als Fristenkette, mit Datum

Am Beispiel bleibt es: neuer Mietvertrag ab 1. April 2027 mit Schlüsselübergabe am selben Tag, Umzug am Samstag, 10. April, Rückgabe der alten Wohnung am Freitag, 30. April 2027.

Bei der Kündigung der alten Wohnung zählt der Zugang beim Vermieter, nicht der Poststempel (§ 130 BGB). Im Februar 2027 ist der 1. ein Montag, die ersten drei Werktage sind Montag, Dienstag und Mittwoch. Wie du den letzten Kündigungstag für andere Monate ausrechnest, und warum der Samstag dabei eine Rolle spielen kann, steht im Ratgeber zu Kündigungsfristen.

Drei Monate bis sechs Wochen vorher: die Verträge

Drei Vertragsarten haben eigene Umzugsregeln, alle drei zu deinen Gunsten, und alle drei nützen dir nur mit dem Vertrag in der Hand.

Alte Wohnung. Deine Frist als Mieter sind drei Monate, die Kündigung muss bis zum dritten Werktag eines Monats zugehen, damit dieser Monat mitzählt (§ 573c Abs. 1 BGB), und sie braucht die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift (§ 568 Abs. 1 BGB). Eine E-Mail beendet den Mietvertrag nicht. Wenn der Vermieter einen Nachmieter akzeptiert, ist das Kulanz, kein Recht. Was nach der Kündigung mit Kaution, Übergabe und letzter Nebenkostenabrechnung passiert, steht im Ratgeber Mietunterlagen organisieren.

Internet, Festnetz, Mobilfunk. Willst du den Vertrag behalten, muss der Anbieter die Leistung am neuen Wohnsitz ohne Änderung der Laufzeit und der übrigen Vertragsinhalte erbringen, sofern er sie dort anbietet (§ 60 Abs. 1 TKG). Ein Entgelt für den Umzug darf er nehmen, höchstens so viel wie für einen Neuanschluss. Gibt es die vertraglich geschuldete Leistung an der neuen Adresse nicht, etwa weil dort kein Glasfaser oder kein Kabel liegt, kündigst du mit einem Monat Frist, zum Umzugstag oder später (§ 60 Abs. 2 TKG). Lass dir vom Anbieter schriftlich bestätigen, was er am neuen Ort liefern kann, bevor du kündigst. Diese Bestätigung ist im Streit um die Restlaufzeit dein einziger Beleg.

Strom und Gas. Bei einem Wohnsitzwechsel darfst du den bisherigen Liefervertrag außerordentlich kündigen, mit sechs Wochen Frist, wahlweise zum Auszugstag oder zu einem späteren Termin (§ 41b Abs. 5 EnWG). Du musst dabei deine neue Anschrift oder die Zählernummer der neuen Wohnung angeben, sonst ist die Kündigung unvollständig. Der Anbieter hat dann zwei Wochen, um dir in Textform anzubieten, den Vertrag zu den bisherigen Bedingungen an der neuen Adresse fortzusetzen. Tut er das, und ist die Belieferung dort möglich, ist das Sonderkündigungsrecht vom Tisch, und der Vertrag zieht mit dir um, ob dir der Tarif noch gefällt oder nicht. Dann bleibt nur die ordentliche Kündigung mit den Fristen aus deinem Vertrag. In der Grundversorgung brauchst du das alles nicht, dort kündigst du mit zwei Wochen Frist (§ 20 Abs. 1 StromGVV, § 20 Abs. 1 GasGVV). Für die neue Wohnung meldest du dich beim Wunschanbieter mit dem Datum der Schlüsselübergabe und dem Zählerstand von diesem Tag an, sonst landest du automatisch in der Grundversorgung des örtlichen Netzbetreibers.

Rund um den Umzugstag: Post, Versicherung, Zählerstände

Nachsendeauftrag. Die Deutsche Post leitet für sechs Monate nach, online für 31,90 Euro, in der Filiale für 34,90 Euro, und will den Auftrag spätestens fünf Werktage vor Beginn (Stand: September 2026). Sechs Monate reichen für die meisten Umstellungen, nicht aber für die letzte Nebenkostenabrechnung, die bis zu zwölf Monate nach dem Abrechnungsjahr kommen darf. Der Nachsendeauftrag ersetzt also die Adressänderung beim Vermieter nicht, sondern gibt dir Zeit dafür.

Hausratversicherung. Nach den Musterbedingungen des Versichererverbands geht der Versicherungsschutz beim Wohnungswechsel auf die neue Wohnung über, und während des Umzugs sind beide Wohnungen für eine in den Bedingungen genannte Zahl von Monaten versichert. Der Umzug ist dem Versicherer spätestens bei Beginn schriftlich anzuzeigen, mit der neuen Wohnfläche, denn davon hängt der Beitrag ab. Bei der Kfz-Versicherung kann die neue Adresse die Regionalklasse und damit den Beitrag ändern, melden musst du sie ohnehin. Die Haftpflicht will nur die neue Anschrift.

Zählerstände. Bei beiden Übergaben, am 1. April in der neuen und am 30. April in der alten Wohnung, liest du Strom, Gas, Wasser und Heizung ab, fotografierst jeden Zähler mit Zählernummer und Stand und trägst die Werte ins Übergabeprotokoll ein. Der Stand vom 1. April ist der Anfangswert für den neuen Anbieter, der vom 30. April der Endwert für die Schlussrechnung des alten. Ohne die Fotos schätzt der Versorger, und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus.

Zwei Wochen danach: die Pflichtmeldungen

Vier Stellen haben eine bundesgesetzliche Frist. Alles andere ist sinnvoll, aber nicht vorgeschrieben, mit einer Ausnahme: die Hundesteuer, deren Fristen in der Satzung der Gemeinde stehen.

Die Wohnungsgeberbestätigung ist der Engpass: Der Vermieter muss den Einzug innerhalb der zwei Wochen bestätigen, schriftlich dir gegenüber oder elektronisch direkt an die Meldebehörde, mit seinem Namen und seiner Anschrift, dem Einzugsdatum, der Anschrift der Wohnung und den Namen aller meldepflichtigen Personen, und wenn er nicht selbst Eigentümer ist, zusätzlich mit dem Namen des Eigentümers (§ 19 Abs. 1 und 3 BMG). Fordere sie bei der Schlüsselübergabe ein, nicht erst am Tag des Amtstermins. Verweigert der Vermieter die Bestätigung oder bekommst du sie aus anderen Gründen nicht rechtzeitig, meldest du das der Meldebehörde unverzüglich (§ 19 Abs. 2 BMG), statt die Frist stumm verstreichen zu lassen. Wer die zwei Wochen versäumt, handelt ordnungswidrig, die Geldbuße kann bis zu 1.000 Euro betragen (§ 54 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3 BMG).

Beim Fahrzeug musst du das Kennzeichen nicht mehr wechseln, auch nicht beim Umzug in einen anderen Zulassungsbezirk, du teilst der neuen Behörde nur mit, dass du es behältst (§ 15 Abs. 4 FZV). Die Anschriftenänderung geht auch online über das Portal der Zulassungsbehörde (§ 30 FZV), dafür brauchst du in der Regel den Ausweis mit Online-Funktion und die Zulassungsbescheinigung Teil I.

Ohne gesetzliche Frist, aber mit Folgen, wenn du es vergisst: Arbeitgeber (Lohnabrechnung, Steuerbescheinigung), Bank und Kreditkarte, Krankenkasse, Rentenversicherung, Finanzamt (die Steuer-Identifikationsnummer bleibt, die Steuernummer kann sich ändern, wenn ein anderes Finanzamt zuständig wird), Versicherungen, Schule und Kita, Hausarzt und Kinderarzt, Abos, Online-Shops, Vereine. Wer einen Hund hat, meldet die Hundesteuer in der alten Gemeinde ab und in der neuen an, die Fristen stehen in der jeweiligen Hundesteuersatzung.

Sechs Monate danach: die alte Wohnung ist noch nicht vorbei

Nach der Schlüsselübergabe ist die alte Wohnung erledigt, die Unterlagen dazu nicht. Drei Dinge kommen noch:

• Die Kaution. Das Gesetz nennt keine Rückzahlungsfrist. Der Anhaltspunkt ist § 548 BGB: Ansprüche des Vermieters wegen Schäden an der Wohnung verjähren sechs Monate nach Rückgabe, im Beispiel Ende Oktober 2027. Danach gibt es keinen Grund mehr, die Kaution wegen möglicher Schäden zurückzuhalten; nur für die noch offene Nebenkostenabrechnung darf der Vermieter einen angemessenen Teil einbehalten. Kommt der Rest nicht, forderst du ihn schriftlich mit Fristsetzung an, mit Kautionsbeleg und Auszugsprotokoll.
• Die letzte Nebenkostenabrechnung. Für das Abrechnungsjahr 2027 darf sie bis zum 31. Dezember 2028 kommen (§ 556 Abs. 3 BGB), also lange nach dem Ende des Nachsendeauftrags. Der Vermieter braucht deine neue Adresse, und du brauchst die Kontoauszüge mit den Vorauszahlungen für Januar bis April 2027, um sie zu prüfen.
• Streit um Schäden. Sechs Monate lang kann der Vermieter Kratzer, Bohrlöcher und Flecken geltend machen. Das Auszugsprotokoll und die Fotos vom leeren Zustand sind in dieser Zeit dein einziger Beweis.

Deshalb gilt: Mietvertrag, Protokolle, Kautionsbeleg, Nebenkostenabrechnungen und Kontoauszüge der alten Wohnung nicht in den Umzugskarton, sondern in die Ablage, und dort mindestens drei volle Kalenderjahre nach dem Auszug lassen. Wie lange andere Unterlagen aufgehoben gehören, steht in der Übersicht der Aufbewahrungsfristen.

Umzugskosten und Steuer: was zurückkommt

Beim Umzug entstehen Rechnungen, die in der Steuererklärung Geld wert sind, aber nur mit dem richtigen Beleg.

Privater Umzug. Die Umzugsfirma zählt zu den haushaltsnahen Dienstleistungen. Von der Einkommensteuer abgezogen werden 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 4.000 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG). Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, also Lohn, Fahrt und Maschineneinsatz, nicht Kartons und Verpackungsmaterial (§ 35a Abs. 5 EStG). Kostet der Umzug 2.400 Euro und entfallen davon 2.000 Euro auf Arbeitskosten, sinkt deine Steuer um 400 Euro. Bedingung: Du hast eine Rechnung, auf der die Arbeitskosten getrennt ausgewiesen sind, und du hast auf das Konto der Firma überwiesen. Barzahlung, auch gegen Quittung, schließt den Abzug aus. Dasselbe gilt für den Handwerker, der in der neuen Wohnung Lampen montiert oder in der alten Bohrlöcher verschließt, dort mit 20 Prozent bis 1.200 Euro nach § 35a Abs. 3 EStG. Die Details dazu stehen im Ratgeber zu Handwerkerrechnungen.

Beruflicher Umzug. Ziehst du wegen eines neuen Arbeitsplatzes um oder verkürzt sich dein Arbeitsweg deutlich, sind die Umzugskosten Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 EStG): Umzugsfirma, Fahrten zur Wohnungsbesichtigung, doppelte Miete für die Überschneidungszeit, Maklergebühren für die Mietwohnung. Für alles Kleine ohne Beleg gibt es die Pauschale für sonstige Umzugsauslagen aus dem Bundesumzugskostengesetz, die die Finanzverwaltung für Arbeitnehmer übernimmt: seit dem 1. März 2024 sind das 964 Euro für dich und 643 Euro für jede weitere Person, die mit dir umzieht, bei einem Umzug ohne eigene Wohnung davor oder danach 193 Euro (§ 10 BUKG, BMF-Schreiben vom 28. Dezember 2023). Die Pauschale ist als Prozentsatz des Endgrundgehalts der Besoldungsgruppe A 13 definiert und wird per BMF-Schreiben neu festgesetzt, wenn sich die Besoldung ändert, prüfe den aktuellen Betrag vor der Steuererklärung. Was du als Werbungskosten ansetzt, kannst du nicht zusätzlich nach § 35a EStG abziehen (§ 35a Abs. 5 Satz 1 EStG), rechne also vorher, welcher Weg mehr bringt.

Die Belege dafür brauchst du bis zum Steuerbescheid und darüber hinaus, falls das Finanzamt nachfragt. Wie du Umzugsrechnungen zusammen mit den anderen Unterlagen des Jahres ablegst, zeigt der Ratgeber Steuerunterlagen privat organisieren.

Checkliste: die Dokumente des Umzugs

• Neuer Mietvertrag, unterschrieben, mit Übergabetermin
• Kündigung der alten Wohnung mit Einlieferungsbeleg und Bestätigung des Vermieters
• Bestätigungen von Strom-, Gas- und Internetanbieter mit Vertragsende oder Umzugsdatum
• Auftragsbestätigung des Nachsendeauftrags mit Laufzeitende
• Übergabeprotokoll alte Wohnung und neue Wohnung, jeweils mit Zählerständen, Fotos und beiden Unterschriften
• Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 BMG, bei der Schlüsselübergabe eingefordert
• Meldebestätigung des Einwohnermeldeamts
• Zulassungsbescheinigung Teil I mit neuer Anschrift
• Bestätigungen von Familienkasse, Beitragsservice, Versicherungen und Bank
• Rechnung der Umzugsfirma mit ausgewiesenen Arbeitskosten und Überweisungsbeleg
• Kautionsbeleg und Kontoauszüge mit den letzten Vorauszahlungen der alten Wohnung
• Liste aller Stellen mit alter Adresse, abgehakt nach Änderung

Was Documentr beim Umzug abnimmt, und was nicht

Ein Umzug produziert in vier Wochen mehr Papier als ein normales Jahr, und jede Ummeldung fragt nach einer Nummer, die auf einem anderen Dokument steht: Kundennummer, Zählernummer, Beitragsnummer, Kindergeldnummer, Vertragsnummer. Genau dieses Dokumentenchaos ist der Fall, für den Documentr gebaut ist. Mit klaren Grenzen.

Ein Ordner „Umzug“, gefüllt vom Handy aus. Übergabeprotokolle, Zählerfotos und die Bestätigungen der Anbieter lädst du als Foto oder PDF hoch, die Texterkennung läuft beim Upload. Die Analyse erkennt Titel, Zusammenfassung, Absender, Dokumentdatum und Tags, das Protokoll heißt danach nicht mehr „IMG_2093.jpg“. Ordner legst du selbst an, wenn du sie willst, die Suche über Titel, Zusammenfassung und Absender findet die Dokumente auch ohne.

Nummern an einem Ort. Zählernummern, Kundennummern und die Beitragsnummer legst du als Kennzahlen ab, PIN-geschützt. Über „Vorschlagen“ liest die KI solche Nummern aus deinen analysierten Dokumenten heraus, du übernimmst sie mit einem Klick. Beim Ausfüllen der zehnten Adressänderung hast du alle Nummern auf einer Seite statt in zehn Ordnern.

Fristen, soweit sie im Dokument stehen. Steht in der Bestätigung des Internetanbieters „Vertragsende 10. April 2027“ oder in der Kündigungsbestätigung des Vermieters ein Datum, kann die Analyse daraus einen Termin vom Typ Ablauf oder Kündigung erkennen. Erkannte Termine erscheinen im Dashboard, überfällige in Rot. Die zwei Wochen fürs Meldeamt und die sechs Wochen für den Stromvertrag stehen in keinem Dokument, die rechnest du selbst aus und trägst sie in deinen Kalender ein. Documentr erinnert nicht per E-Mail oder Push.

Fragen an die Ablage. Im Dokument-Chat fragst du den alten Mietvertrag „Welche Kündigungsfrist gilt und an welche Adresse muss die Kündigung?“, in Free mit 10 Nachrichten im Monat. Die Frage „Welche Anbieter und Kundennummern tauchen in meinen Verträgen auf?“ über alle Dokumente hinweg beantwortet der Bibliotheks-Assistent (Plus). Daraus baust du dir die Liste der Stellen, die deine neue Adresse brauchen.

Die alte Wohnung als ZIP. Nach dem Auszug markierst du die Dokumente der alten Wohnung in der Übersicht, lädst sie als ZIP herunter und legst das Archiv zum Kautionsbeleg. In sechs Monaten, wenn es um einen Kratzer geht, liegen Protokoll und Fotos nebeneinander.

Häufige Fehler

• Die alte Wohnung nach Gefühl kündigen. Wer am 5. Februar kündigt statt am 3., zahlt einen Monat länger doppelt Miete. Die Frist steht im Gesetz, der letzte Tag nicht, den rechnest du aus (§ 573c BGB).
• Strom und Gas erst am Umzugstag abmelden. Das Sonderkündigungsrecht braucht sechs Wochen Vorlauf (§ 41b Abs. 5 EnWG). Wer zu spät dran ist, zahlt für eine leere Wohnung weiter oder verpasst den günstigeren Tarif am neuen Ort.
• Die Wohnungsgeberbestätigung vergessen. Ohne sie keine Anmeldung, und die Zweiwochenfrist läuft trotzdem (§ 17 BMG, § 19 BMG). Bei der Schlüsselübergabe einfordern, nicht per Post erbitten. Kommt sie trotzdem nicht rechtzeitig, das der Meldebehörde unverzüglich melden (§ 19 Abs. 2 BMG).
• Die Umzugsfirma bar bezahlen. Der Steuerabzug nach § 35a EStG setzt Rechnung und Überweisung voraus. 400 Euro Ersparnis gehen für ein bisschen Bequemlichkeit verloren.
• Zählerstände nur ins Protokoll schreiben, nicht fotografieren. Bei Streit über die Schlussrechnung ist das Foto mit Zählernummer der Beleg, die handschriftliche Zahl nicht.
• Den Nachsendeauftrag für die letzte Nebenkostenabrechnung halten. Er endet nach sechs Monaten, die Abrechnung darf bis zu zwölf Monate nach dem Abrechnungsjahr kommen. Dem alten Vermieter die neue Adresse schriftlich mitteilen.

Quellen

Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.

• § 17 BMG, Anmeldung und Abmeldung: Anmeldung innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug, Abmeldung bei Wegzug ins Ausland
• § 19 BMG, Mitwirkung des Wohnungsgebers: Bestätigung des Einzugs innerhalb der Anmeldefrist, schriftlich gegenüber der meldepflichtigen Person oder elektronisch gegenüber der Meldebehörde; Mitteilungspflicht bei verweigerter oder verspäteter Bestätigung; Pflichtinhalt einschließlich Eigentümername
• § 54 BMG, Bußgeldvorschriften: verspätete Anmeldung als Ordnungswidrigkeit, Geldbuße bis zu 1.000 Euro
• § 573c BGB, Fristen der ordentlichen Kündigung: Kündigung bis zum dritten Werktag eines Monats zum Ablauf des übernächsten Monats
• § 568 BGB, Form und Inhalt der Kündigung: Schriftform für die Kündigung des Mietverhältnisses
• § 548 BGB, Verjährung der Ersatzansprüche und des Wegnahmerechts: sechs Monate ab Rückgabe der Wohnung
• § 556 BGB, Vereinbarungen über Betriebskosten: Mitteilung der Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum
• § 130 BGB, Wirksamwerden der Willenserklärung gegenüber Abwesenden: Wirksamkeit mit Zugang beim Empfänger
• § 41b EnWG, Energielieferverträge mit Haushaltskunden außerhalb der Grundversorgung: außerordentliche Kündigung bei Wohnsitzwechsel mit sechs Wochen Frist, Angabe der neuen Anschrift oder Zählernummer, Fortsetzungsangebot des Lieferanten binnen zwei Wochen
• § 20 StromGVV, Kündigung: zwei Wochen Frist in der Grundversorgung
• § 20 GasGVV, Kündigung: zwei Wochen Frist in der Grundversorgung
• § 60 TKG, Anbieterwechsel und Umzug: Fortführung des Vertrags am neuen Wohnsitz ohne Laufzeitänderung, Umzugsentgelt höchstens in Höhe des Neuanschlusses, Kündigung mit einem Monat Frist bei fehlender Leistung
• § 15 FZV, Mitteilungspflichten bei Änderungen: unverzügliche Anzeige von Änderungen der Halterdaten, bei bloßer Anschriftenänderung nur Zulassungsbescheinigung Teil I; Beibehaltung des Kennzeichens beim Wechsel des Zulassungsbezirks (Abs. 4)
• § 30 FZV, Internetbasierte Änderung bei Halter- oder Wohnsitzwechsel: Anschriftenänderung nach Wohnsitzwechsel im Online-Verfahren
• § 68 EStG, Besondere Mitwirkungspflichten und Offenbarungsbefugnis: unverzügliche Mitteilung von Änderungen an die Familienkasse
• § 60 SGB I, Angabe von Tatsachen: unverzügliche Mitteilung von Änderungen in den Verhältnissen bei Sozialleistungen
• Rundfunkbeitragsstaatsvertrag, § 8 Anzeigepflicht und § 12 Ordnungswidrigkeiten: Anmeldung und Änderungsmeldung unverzüglich, Ordnungswidrigkeit bei Anmeldung später als einen Monat nach Beginn der Beitragspflicht
• § 35a EStG, Steuerermäßigung bei haushaltsnahen Beschäftigungsverhältnissen, Dienstleistungen und Handwerkerleistungen: 20 Prozent, höchstens 4.000 Euro für Dienstleistungen, höchstens 1.200 Euro für Handwerker, nur Arbeitskosten, Rechnung und Überweisung, kein Abzug neben Werbungskosten
• § 9 EStG, Werbungskosten: Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen
• § 10 BUKG, Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen: 15 Prozent des Endgrundgehalts A 13 für Berechtigte, 10 Prozent für jede weitere Person, 3 Prozent ohne eigene Wohnung; Beträge in Euro laut BMF-Schreiben vom 28. Dezember 2023 (IV C 5 - S 2353/20/10004 :003) ab 1. März 2024: 964, 643 und 193 Euro
• BMF-Schreiben vom 9. November 2016 zu § 35a EStG, Anlage 1: Umzugsdienstleistungen für Privatpersonen als begünstigte haushaltsnahe Dienstleistung
• Allgemeine Hausrat-Versicherungsbedingungen VHB 2022 des GDV: Wohnungswechsel, Übergang des Versicherungsschutzes, Anzeige bis Umzugsbeginn mit neuer Wohnfläche
• Deutsche Post, Nachsendeservice: Laufzeit sechs Monate, Preise und Vorlauf, Stand September 2026